Dijital Doküman Yönetiminde OCR’in Önemi (2023)

Baskılı belgelerden bilgisayarınıza veri girişi yapmak için saatler harcamaktan bıktınız mı? Bu sıkıntıya son verin ve Optik Karakter Tanıma (OCR) dünyasına hoş geldiniz. Bu kapsamlı rehberde, OCR’nin heyecan verici dünyasına dalacak ve bu devrim niteliğindeki teknolojinin nasıl çalıştığını keşfedeceğiz.

OCR Nedir?

OCR (Optik Karakter Tanıma), bir görüntü içerisinde yer alan metni otomatik olarak algılayarak ve tanıyarak dijital veriye dönüştüren bir teknolojidir. OCR, baskılı belgelerden veya taranmış resimlerden metinleri çıkarır ve bunları düzenlenebilir metin dosyalarına veya veritabanlarına dönüştürür. Bu sayede, metin tabanlı belgelerin dijital ortamda işlenmesi ve aranabilir hale getirilmesi kolaylaşır.

OCR Nasıl Çalışır?

Belge yakalandıktan sonra gelişmiş OCR motoru sınıflandırma ile başlar. Ardından IDC sunucusu belgenin OCR’sini yapacak, önceden yapılandırılmış tanımlara veya oluşturduğunuz özel tanımlara dayalı olarak belgeden veri çıkaracak ve üstbilgi/altbilgide veya gerekirse ayıklayabileceği iki düzeyde veri ayıklayacaktır. Daha sonra iki veya üç yönlü eşleştirme sürecinde kullanılabilir.

OCR, temel olarak görüntü işleme ve metin tanıma algoritmalarını kullanır. İşlem adımları genellikle şu şekildedir:

Görüntü Alımı: OCR sistemi, tarayıcılar veya dijital kameralar aracılığıyla belgenin görüntüsünü alır.

Ön İşleme: Görüntü üzerinde bazı düzeltme ve iyileştirme işlemleri yapılır. Bu adım, görüntüdeki gürültüyü azaltmak, kontrastı artırmak ve metni daha belirgin hale getirmek için kullanılır.

Bölütlenme (Segmentation): Görüntüdeki metin bölgeleri belirlenir ve ayrıştırılır. Bu adım, metni diğer nesnelerden ayırmak için kullanılır.

Tanıma (Recognition): Her metin bölgesi, karakterlerin tanınması için OCR algoritması tarafından analiz edilir. Bu adımda karakterler, önceden eğitilmiş modeller ve örüntü eşleme yöntemleri kullanılarak tanınır.

Doğrulama ve Düzeltme: Tanınan metin, doğrulama sürecinden geçirilir ve hatalar düzeltilir. Bu adım, tanınan metnin doğruluğunu artırmak için kullanılır.

Çıktı: OCR sistemi, tanınan metni düzenlenebilir metin dosyalarına veya veritabanlarına dönüştürür. Böylece, metin tabanlı belgeler dijital ortamda kullanılabilir hale gelir.

OCR’ın Avantajları

OCR teknolojisinin birçok avantajı bulunmaktadır. İşte OCR kullanmanın bazı faydaları:

• Zaman Tasarrufu: Manuel metin girişiyle kıyaslandığında, OCR sayesinde metinlerin otomatik olarak tanınması ve dönüştürülmesi hızlı bir şekilde gerçekleşir. Bu da büyük miktarda zaman tasarrufu sağlar.
•  

• Hata Azaltma: Manuel metin girişi sırasında hatalar yapmak kaçınılmazdır. OCR, hataları minimize ederek doğruluğu artırır ve yanlışlıkları önler.
•  

• Aranabilirlik: OCR ile dijitalleştirilen belgeler aranabilir hale gelir. Metin içinde arama yapabilir, belirli kelimeleri bulabilir ve hızlıca erişebilirsiniz.
•  

• Daha İyi Verimlilik: OCR sayesinde metin tabanlı belgeler dijital olarak işlenebilir hale gelir. Bu da belgelerin paylaşılmasını, düzenlenmesini ve paylaşılabilir bir formata dönüştürülmesini kolaylaştırır.

Yakalayabileceğiniz bilgi düzeyi ve türü ile belge yönetimi sürecine getirebileceğiniz verimlilikleri artırmak, personel kaynaklarınızın zamanlarını nasıl daha verimli kullanabileceği konusunda büyük bir fark yaratabilir. Kuruluşunuzun iş akışını sürdürmek için güvendiği birçok belgeyi yönetmenin bir süreç olduğunu biliyorsunuz. Özellikle kağıt belgeleri kullanmaya devam ediyorsanız, bunaltıcı bir süreç bile olabilir. 

Optik Karakter Tanıma nerelerde kullanılır?

Optik Karakter Tanıma, çeşitli sektörlerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Aşağıda bazı kullanım alanlarına örnek verilmiştir:

Bankacılık ve Finans: OCR, çek, fatura ve diğer finansal belgelerin otomatik olarak işlenmesini sağlar. Bu sayede hatalı veya eksik veri girişi riski azalır ve işlem süreçleri hızlanır.

Sağlık: Tıbbi raporlar, reçeteler ve hastane kayıtları gibi belgelerin OCR ile taranması, sağlık hizmetlerinin daha verimli yönetilmesine katkı sağlar. Bu sayede hasta bilgileri daha hızlı erişilebilir hale gelir.

Lojistik ve Taşımacılık: Nakliye belgeleri, etiketler ve paketler üzerindeki metinlerin OCR ile okunması, lojistik süreçlerin izlenebilirliğini ve verimliliğini artırır.

Eğitim: OCR, sınav kağıtları, öğrenci belgeleri ve notlar gibi eğitim materyallerinin dijitalleştirilmesini sağlar. Bu, veri analitiği ve öğrenci performansının izlenmesi gibi alanlarda kullanılabilirlik ve verimlilik sağlar.

Hukuk: Mahkeme belgeleri, sözleşmeler ve yasal dokümanlar gibi hukuki belgelerin OCR ile taranması, hukuk profesyonellerinin araştırma süreçlerini hızlandırır ve veri erişimini kolaylaştırır. Böylece dava hazırlığı, yasal analiz ve belge yönetimi gibi alanlarda büyük bir avantaj sağlanır.

İnsan Kaynakları: İş başvuruları, özgeçmişler ve diğer çalışan belgelerinin OCR ile işlenmesi, işe alım süreçlerini hızlandırır ve veri analitiğini kolaylaştırır. Ayrıca çalışanlarla ilgili belgelerin dijital ortamda yönetilmesi, personel kayıtlarının daha iyi takip edilmesini sağlar.

Perakende: Ürün etiketleri, faturalar ve alışveriş belgeleri gibi perakende belgelerinin OCR ile taranması, envanter yönetimi ve fiyatlandırma süreçlerinin otomasyonunu kolaylaştırır. Böylece stok takibi, ürün analizi ve müşteri hizmetleri gibi alanlarda daha fazla verimlilik sağlanır.

Enerji ve Kaynak Yönetimi: Faturalar, sayaç okumaları ve tesis belgeleri gibi enerji ve kaynak yönetimiyle ilgili belgelerin OCR ile işlenmesi, tüketim analizi ve fatura yönetimi süreçlerini optimize eder. Bu, enerji tasarrufu sağlamak, maliyetleri düşürmek ve sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşmak için önemli bir araçtır.

Sigorta: Poliçeler, talep formları ve hasar belgeleri gibi sigorta belgelerinin OCR ile taranması, poliçe yönetimi ve hasar işlemlerinin daha hızlı ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlar. Bu, sigorta şirketlerinin müşteri hizmetleri ve talep yönetimi süreçlerini iyileştirmelerine yardımcı olur.

Gelişmiş OCR nedir?

OCR teknolojileri, bitmap, jpeg, png, pdf, Word, Excel veya tiff gibi HERHANGİ bir görüntü türünü okuyabilir, ayıklayabilir ve dijital metinlere dönüştürebilir. Bireysel metin alanları daha sonra doğru belge yönetim sistemi ile indekslenebilen, kolaylıkla erişilebilen veri öğeleri olarak okunabilir ve işlenebilir.

Meta veri amaçları için çıkarılan veriler, faturadan satır öğesi ayrıntıları gibi çıkarılan diğer verilerle birlikte kurumsal kaynak planlamasına (ERP) veya iş kolu yazılımına (LOBS) da aktarılabilir. OCR ve EDMS mevcut olduğunda, bir kuruluşun borç hesapları ekibinin bu verileri ERP veya LOBS’ye yeniden anahtarlaması gerekmez.

Gelişmiş OCR’yi hızlandırılmış tarama veya akıllı yakalama olarak düşünmek yardımcı olabilir. İnsanlar optik karakter tanımayı gerçekleştirmek ve bu karakterlere, harflere, sözcüklere, sayılara vb. anlam vermek için beyinlerini ve gözlerini kullanırken, bilgisayarlar bir grafik dosyasını veya “okunması” gereken sayfaları insanların okuyabildiği gibi okuyamaz. Bu nedenle OCR, “resimleri” sayısallaştırılmış metne dönüştürür ve sonuç olarak taranan belgeden bir TXT veya belki bir DOC dosyası ortaya çıkar. Teknoloji ayrıca gelen bir belgeye bakabilir ve ne tür bir belge olduğunu belirleyebilir. Bu nedenle, bir fatura paketi tarıyorsanız, paketteki belgelerin her birini sınıflandırabilir ardından belgenin sınıflandırmasına bağlı olarak insan dokunuşu veya insan hatası riski olmadan verileri çıkarabilirsiniz. Bu belgeler daha sonra okunabilir, sınıflandırılabilir ve işlenebilir.

Belge yönetimi için OCR’yi Nasıl Kullanabilirsiniz?

Kağıtsız bir ortama doğru ilerliyorsanız, gelişmiş OCR, hedefinize ulaşmanıza yardımcı olabilir. EDMS ile hem kağıt hem de elektronik belgeleri tek bir merkezi depoda toplayabilir ve belge indeksleme ile bu belgelerin bulunmasını kolaylaştırabilirsiniz. Belge aramak için daha az, normalde yaptığınız müşteri hizmetleri veya diğer bilgi aktarma görevlerini yerine getirmek için daha fazla zaman harcarsınız. Ve bu zaman tasarrufunu iş açısından daha kritik görevlere odaklanmak için harcayabilirsiniz.

Belgelerinizi OCR ile yakalayıp EDMS’nizde indeksleyip sakladıktan sonra, bunların harici ve hatta dahili tehditlere veya insan hatası risklerine karşı güvenli ve emniyetli bir şekilde saklanacağını bilmenin rahatlığını yaşayabilirsiniz.

Belge yönetimi için Optik Karakter Tanıma (OCR) gibi gelişmiş yakalama teknolojisiyle, kuruluşunuzun çalışanlarının iş açısından daha kritik görevlere odaklanmasına, anlaşılması zor belge bilgilerini ve manuel veri girişini daha azına indirmeye yardımcı olabilirsiniz.

Belgelerinizi saklamak için dijital olarak taramak, tüm bu kağıtları çeşitli dosya dolaplarına doldurmaktan çok daha iyi bir adım olabilir. İhtiyaç duyduğunuzda doğru belgelere hızlı ve kolay bir şekilde erişebilmelisiniz.

Büyük olasılıkla belgeleriniz; basit yazılmış faturalardan veya makbuzlardan, fotoğraflara, PDF’lere, jpeg veya Excel ve Word belgeleri gibi bitmap formatlı belgelere ve hatta ara sıra elle yazılmış belgelere kadar çeşitlilik gösterir. Bu tarama ve depolama süreci nasıl işliyor? Mevcut dosyalama sisteminizden ihtiyacınız olanı kolayca bulabiliyor musunuz? Kritik bilgilerinize daha ince ayarlı erişim ve sınıflandırma kullanabilir misiniz? OCR’li belge yönetim sisteminiz, şirketinizin ihtiyaç duyduğu ekstra destek olabilir.

OCR için En İyi Uygulama Alanları

OCR, birçok farklı alanda yaygın olarak kullanılmaktadır. İşte OCR için en iyi uygulamalardan bazıları:

Ofis Ortamında Belge Yönetimi

Ofis ortamlarında, kağıt tabanlı belgelerin dijital olarak yönetilmesi önemlidir. OCR, baskılı belgeleri dijital verilere dönüştürerek belge yönetimini kolaylaştırır. Bu sayede, belgeleri arşivlemek, aramak ve paylaşmak daha pratik hale gelir.

Fatura ve Makbuz Tanıma

Fatura ve makbuzlar, işletmeler için önemli finansal belgelerdir. OCR, bu belgelerdeki bilgileri otomatik olarak tanıyarak ve veri tabanına dönüştürerek iş süreçlerini hızlandırır. Böylece, manuel veri girişi hatası riskini azaltır ve verimliliği artırır.

Kitap ve Dergi Tarama

Eski kitaplar ve dergiler genellikle basılı formatlarda bulunur. OCR, bu materyalleri dijitalleştirerek arşivleme, arama ve erişilebilirlik konularında büyük avantajlar sağlar. Tarama işlemi sonrasında, kitap veya dergilerdeki metinlere kolayca erişebilir ve arama yapabilirsiniz.

Pasaport ve Kimlik Tanıma

OCR, pasaport ve kimlik belgelerindeki bilgileri hızlı ve doğru bir şekilde tanıyarak güvenlik kontrollerini kolaylaştırır. Bu teknoloji,dokümanlardaki metinleri otomatik olarak tanıyarak ve dijital veriye dönüştürerek işlemleri hızlandırır ve insan hatasını minimize eder.

OCR’ın Sınırlamaları

OCR teknolojisi oldukça gelişmiş olsa da, bazı sınırlamaları da vardır. İşte OCR’ın karşılaşabileceği bazı zorluklar:

• El yazısı: El yazısı, OCR için zorluk oluşturan bir faktördür. El yazısı metinler, düzensiz ve okunması zor olabilir, bu nedenle doğru tanıma oranı düşebilir.
•  
• Dil ve karakter setleri: OCR, farklı dillerdeki metinleri tanıma yeteneğine sahip olsa da, bazı dil ve karakter setleri için daha az etkili olabilir. Özellikle karmaşık karakter yapılarına sahip dillerde tanıma doğruluğu düşebilir.
•  

• Belirsizlikler: Bazı durumlarda, OCR metinlerde belirsizliklerle karşılaşabilir. Özellikle kötü kalitede görüntüler, lekeler veya bulanıklıklar tanıma doğruluğunu etkileyebilir.

OCR ve Veri Gizliliği

OCR kullanırken, veri gizliliği önemli bir konudur. Özellikle kişisel verilerin işlendiği belgelerde, gizlilik ihlalleri ciddi sonuçlara yol açabilir. Bu nedenle, OCR sistemleri kullanırken güvenlik önlemlerine dikkat etmek önemlidir. Verilerin güvenliği için şifreleme, yetkilendirme ve izleme gibi önlemler alınmalıdır.

Optik Karakter Tanıma (OCR), metinleri dijital veriye dönüştüren devrim niteliğinde bir teknolojidir. OCR sayesinde baskılı belgeleri tarayarak veya resimlerden metin çıkararak verileri otomatik olarak tanıyabilir ve dijital ortamda işlenebilir hale getirebilirsiniz. OCR, ofis ortamında belge yönetimi, fatura tanıma, kitap tarama ve kimlik tanıma gibi birçok alanda kullanılan güçlü bir araçtır. 

Ancak, el yazısı metinlerde ve bazı dil ve karakter setlerinde tanıma doğruluğu zorluklarla karşılaşabilir. Veri gizliliği de OCR kullanırken dikkate alınması gereken önemli bir konudur. Her şeye rağmen, OCR teknolojisi metin tabanlı verilerin dijitalleştirilmesi ve işlenmesi için büyük bir potansiyele sahiptir.

Bu makalede, OCR teknolojisinin tanımını, çalışma prensiplerini, kullanım alanlarını ve özelliklerini ele aldık. OCR’nin belge dönüşümü, fatura işleme ve kimlik doğrulama gibi birçok alanda kullanıldığını gördük. Ayrıca, OCR’nin çok dilli destek, el yazısı tanıma ve hata düzeltme gibi önemli özelliklere sahip olduğunu vurguladık. OCR’nin metin tabanlı belgelerin dijitalleştirilmesi ve işlenmesi konusunda büyük bir potansiyele sahip olduğunu söyleyebiliriz.

OCR teknolojisi, yazılı metinleri otomatik olarak algılayan ve tanımlayan önemli bir teknolojidir. Belge dönüşümü, fatura işleme ve kimlik doğrulama gibi birçok uygulamada kullanılmaktadır. OCR’nin çok dilli destek, el yazısı tanıma ve hata düzeltme gibi özellikleri vardır. Bu sayede metin tabanlı belgelerin dijitalleştirilmesi ve işlenmesi daha kolay ve verimli hale gelir.

OCR destekli dijital döküman yönetimi işletmelerin iş süreçlerini optimize etmesine, verimliliği artırmasına ve rekabet avantajı elde etmesine yardımcı olur. Dijital dökümanlarınızı düzenli bir şekilde yönetmek için uygun uygulama ve araçları kullanarak, Google sıralamalarında daha üst sıralarda yer alabilirsiniz. Dijital döküman yönetimi, işletmelerin dijital dönüşüm sürecinde önemli bir adımdır ve geleceğin iş dünyasında başarılı olmanın temel unsurlarından biridir.

OCR İle İlgili Sık Sorulan Sorular

OCR hangi dilleri destekler?

Gelişmiş OCR sistemleri, genellikle çok sayıda dilde metin tanıyabilir. Desteklenen diller, kullanılan OCR teknolojisine ve yazılımın dil desteğine bağlı olarak değişebilir.

OCR ile taranan metinler nasıl düzenlenebilir?

OCR ile taranan metinler, düzenleme işlemi için metin düzenleme programlarına kopyalanabilir veya metin tanıma hatalarını düzeltmek için OCR yazılımlarında düzenlenebilir.

OCR, el yazısı metinleri tanıyabilir mi?

Evet, bazı gelişmiş OCR sistemleri el yazısı metinleri tanıyabilir, ancak el yazısı tanıma doğruluğu, basılı metinlere kıyasla daha düşük olabilir.

OCR ile işlenen belgelerin gizliliği nasıl sağlanır?

OCR işlemi genellikle yerel olarak veya güvenli sunucularda gerçekleştirilir ve gizlilik önlemleriyle desteklenir. Veriler genellikle şifrelenir ve sıkı erişim kontrolleri uygulanır.

OCR’nin hızı nedir?

OCR’nin hızı, kullanılan donanım ve yazılıma bağlıdır. Gelişmiş OCR sistemleri genellikle hızlıdır ve büyük miktarda metni kısa sürede işleyebilir.

OCR, tarama kalitesinden etkilenir mi?

Evet, tarama kalitesi OCR’nin doğruluğunu etkileyebilir. Daha yüksek kalitede taranmış belgeler, OCR’nin daha doğru sonuçlar üretmesine yardımcı olur.

OCR’nin kullanımı için özel bir donanım gerekiyor mu?

OCR, genellikle özel bir donanım gerektirmez. Tarayıcılar, dijital kameralar veya akıllı telefonlar gibi mevcut donanımlarla kullanılabilir.

OCR’nin tarama sürecinde nelere dikkat etmek gerekiyor?

Tarama sürecinde metin netliği, kontrast, çözünürlük ve uygun aydınlatma gibi faktörlere dikkat etmek önemlidir. Bu faktörler OCR’nin doğruluğunu etkileyebilir.

OCR ile taranan metinler nasıl aranabilir hale getirilebilir?

OCR ile taranan metinler, indeksleme veya metin arama işlevlerini destekleyen yazılımlarda aranabilir hale getirilebilir. Bu sayede belgelerin içindeki metinler kolayca bulunabilir.