Afetlere Dayanıklı Şirket Yapılanmasında Dijitalleşmenin Önemi

Dijitalleşme, markaların teknolojiyi tüm iş süreçlerinde aktif olarak kullanması ve kurumların, insanların, nesnelerin, makinelerin birbiriyle bağlantılı kalması şeklinde tanımlanabilir. 

 

Günümüz dijital dünyasında rekabet avantajı yakalamak isteyen özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler teknolojinin iş yaşamına kattığı uygulamaları hızlı bir şekilde kullanmaya başlamalıdır. Covid-19 salgını, deprem ve sel felaketleri sosyal yaşamı olumsuz etkilediği gibi iş dünyasında da telafisi çok zor olan hasarlara neden olmuştur. 

Kriz Dönemlerinde Dokümantasyon Süreçleri

Felaket sonrasında dokümantasyon yönetimi şirketlerin hızlı aksiyon alması gereken önemli bir noktadır. Kurumların fiziki olarak sakladıkları dosyalar ve dökümanlar afet gibi olağanüstü durumlarda zarar görür. Dijital doküman yönetimi, afete dayanıklı şirketler için önem taşır. Doküman yönetimi fiziki olarak yapıldığında hem iş gücü hem saklama alanı olarak büyük maliyetlere neden olur. Gelişen teknolojik uygulamalar ve internet sayesinde bulut sistemler şirketlerin verilerini güvenli şekilde saklamasını kolaylaştırmıştır. 

 

Verilerin ve şirket belgelerinin güncel kalması kurumların başarısını büyük oranda etkiler. Şirketlerin kendi uygulamalarında sakladıkları dokümanlar herhangi bir kriz anında hasar alabilir. Veri güvenliğinin en önemli noktası, yedekleme yapılmasıdır.

 

Felaketlere dayanıklı şirketlerin her türlü olağanüstü duruma karşı bir aksiyon planı olması gerekir. Dijital arşiv, kurumların dokümantasyon süreçlerinde kurtarıcı bir rol oynar. Belli aralıklarla yedekleme yapmak yerine bulut sistemler üzerinde bulunan uygulamaları kullanmak verilerin ve dokümanların sürekli güncel kalmasını sağlar.

 

Markaların dijital kaynaklarını etkisi altına alan siber saldırılara karşı hazırlıklı olmak, yerel sunucularda yaşanabilen bozulma, silinme ve doğal afet olayları gibi durumlara karşı tedbirli davranmak için verilerin yedeklenmesi gerekir. Yedeklenen veriler, fiziki dokümanlardan farklı olarak her yerden ulaşılabilirlik özelliği taşır. Özellikle güvenlik ve erişim kolaylığı açısından bulut yedekleme uygulamaları ideal bir seçenek olur.

Dijital Arşiv ile Sürdürülebilir Doküman Yönetimi

Gelişen teknolojinin sonucunda ortaya çıkan Toplum 5.0 uygulamaları beraberinde sürdürülebilir şirket anlayışını getirir. Doğal kaynakların verimli kullanılması, çevre kirliliğinin azaltılması ve doğaya duyarlı bir üretim anlayışının benimsenmesi şirketler için birinci öncelik haline gelmiştir. Teknolojik gelişmelerle daha duyarlı hale gelen tüketiciler markaların doğaya ve topluma karşı sorumluluk almasını ister. Rekabet avantajı yakalamak isteyen markalar iş süreçlerinde dijitalleşmeyi benimseyerek sürdürülebilirlik kavramını hayata geçirebilir. 

 

Akıllı ofisler, çalışanların ve müşterilerin benzersiz bir deneyim yaşamasına fırsat verirken aynı zamanda doğaya karşı saygılıdır. Kağıt israfını önlemek için dijital arşiv kullanmak, dokümantasyon sistemini bulut sistemlere taşımak, veri güvenliği için adım atmak hem kurumun sorunsuz çalışmasını sağlar hem de kaynakların verimli kullanılmasına yardımcı olur. 

 

Sürdürülebilir şirket anlayışını benimseyen kurumlar gelecek dönemlerde rakiplerini geride bırakabilir. Özellikle insan kaynakları departmanında yaşanılan dijitalleşme yoğun evrak denetimini daha kolay bir sisteme dönüştürür. Çalışanların ve insan kaynakları uzmanlarının dokümanlara kolayca erişmesini sağlayan dijital sistemler güncelliğin korunması için önemlidir. İşveren markası olmak isteyen kurumlar tüm iş süreçlerinde ve departmanlarında dijitalleşme uygulamalarını aktif etmelidir. Çalışanların iş yükünü hafifleten ve dokümantasyon süreçlerini kolaylaştıran dijitalleşme uygulamaları işverenlerin maliyet kontrolü sağlaması için etkilidir. 

Şirketlerde Felaket Yönetimi Nasıl Olmalıdır?

Afet, bir toplum veya yerleşim bölgesinin ciddi anlamda işlevselliğini kaybetmesi durumu olarak açıklanabilir. Afet yönetimi; felaket durumunda oluşabilecek zararların azaltılması, can ve mal kayıplarının önlenmesi, işlevselliğin belli bir düzeyde korunması için alınan kararları ifade eder. 

Felaket yönetiminde esas olan nokta; afete yol açabilecek durumunların önceden bilinmesi ve olası durumlarda yapılması gerekenlerin planlanmasıdır. Kriz anlarında can ve mal kayıplarının yoğun yaşandığı alanların başında şirketler gelmektedir. Küçük ve orta ölçekli işletmeler afet yönetimi için önceden bir kriz planı oluşturmak zorundadır. 

 

Teknolojinin gelişmesiyle afet durumlarını tahmin etmek, olası riskleri hesaplamak ve gereken tedbirleri belirlemek daha kolay hale gelmiştir. Kurumun bulunduğu fiziki ve coğrafi koşullar göz önüne alınarak afet durumları için hazırlık yapmak gerekir. Sel, deprem, yangın, heyelan gibi doğa olaylarında kurumların fiziki ofisleri ve çalışma alanları hasar görür. 

 

Çalışanların ve müşterilerin güvenliği önceliklidir. Sonrasında ise kurumun dokümanları önem arz eden diğer unsurlardan biri olarak karşımıza çıkar. Felaket yönetimi için planlama yapan kurumlar afet durumunda önemli belgelerin nasıl korunması gerektiğini göz önüne almalıdır. Dijital arşiv ve bulut sistemler dokümantasyonların yedeklenmesi için idealdir. Fiziksel tehlikelere karşı güvende olan dijital dokümanlar kolay erişim imkanı sağlar. Yaşanılan afetlerde kurumların en az hasarla kriz durumlarını atlatabilmesi rekabet avantajı için önemlidir. 

Afet Öncesinde Yapılması Gerekenler

Özel ve devlet kurumları afet öncesinde bazı planlamalar yapmalıdır. Şirketin yerleşim yeri, kaynakları, fiziki varlıkları, çalışanları, müşterileri, olası tehlikeler, olağanüstü riskler açısından ayrıntılı bir değerlendirme yapılması planlamanın doğru şekilde olması için önemlidir. Olası bir felaket durumunda hasarı en aza indirmek için alınması gereken önlemler bir uzman görüşü ile birlikte değerlendirilmeli ve en kısa sürede hayata geçirilmelidir. Çalışanların en alt kademeden üst kademeye kadar afet durumlarına karşı eğitilmesi planlamanın işlevsel şekilde uygulanmasını sağlar. 

 

Afet öncesinde kurumların dijitalleşmeye geçiş yapması işletmenin varlıklarını korumak için önem taşır. Özellikle kıymetli evrakların, şirket belgelerinin, müşteri ve çalışan verilerinin güvenliği için teknolojik uygulamalar daha kapsamlı bir seçenek sunar. Dijital arşiv, veri güvenliği ve saklanması için idealdir. Verilerin ve dokümanların güncel kalması, kriz anları için yedeklenmesi ve saldırılara karşı güvenli hale getirilmesi şirketin başarısında etkili rol oynar.

Afet Durumunda Neler Yapılmalı?

Çalışanların felaket senaryolarına karşı eğitilmesi kriz anlarının daha az hasarla atlatılması için önemlidir. Kurumun iç iletişim ve insan kaynakları uzmanları çalışanların bu konuda bilinçlenmesinde etkilidir. Gereken eğitimlerin düzenlemesi, iletişimin çift yönlü sağlanması, tatbikat yapılması, alınan tedbirlerin çalışanlara gösterilmesi afet durumunda bilinçli davranılmasını sağlar.

Çalışanlar afet sırasında sakin olmalı, daha önce uygulanan tatbikatlarda öğretilen davranışları yapmalıdır. Önce kendi canını güvenceye almalı, müşterileri doğru yönlendirmeli sonrasında iş süreçlerinin aksamasını önleyebilecek ise harekete geçmelidir. 

Felaket Sonrasında Yapılanlar

Kriz sonrasında kurumların ilk önce yapması gereken hasar tespitidir. Öncesinde alınan tedbirler hasarın daha az olmasını sağlar. Afet anlarında ilk 24 saat can ve mal güvenliği için kritik önem taşır. Hızlı aksiyon almak, çalışanların ve müşterilerin güvenliğini öncelikli tutmak, kurumun dokümanlarını güvenli şekilde saklamak yapılması gerekenler arasında bulunur. Kurumların kendi içinde afet durumlarına karşı planı olması kriz sonrasında daha başarılı hareket edebilmesini sağlar. Yapılması gerekenleri önceden planlayan şirketler kendi bünyesinde güvenliği daha çabuk sağladığı için topluma hızlı şekilde yardım edebilir. Özellikle doğal afetlerde insanlar şirketlerin harekete geçmesini bekler. Kendi varlığını, çalışanlarını, dokümanlarını güvenceye alan kurumlar hızlı şekilde yardıma ihtiyacı olan topluluklara destek olabilir. 

Kurumlarda Başarının Temeli; Dijitalleşme

Dijital dönüşüm, işletmelerin tüm birimlerinde iş yapış şekillerinin ve süreçlerin dijital teknolojiler ile yeniden tasarlanmasıdır. Sektöre ve kurumun yapısına göre farklılık gösteren dijitalleşme günümüzde kaçınılmaz hale gelmiştir. Dijitalleşme süreçlerinin etkili olabilmesi için kurumların bazı noktalara dikkat etmesi gerekir.

 

Dijitalleşme sürecinde önemli noktaları şu şekilde sıralayabiliriz;

• Kurumun iç ve dış kaynakları analiz edilmeli, gerekli maliyetler karşılanmalıdır. Dijitalleşme sürecinde satın alınan uygulamalar ve teknolojik cihazlar ilk etapta maliyet yüksekliğine sebep olsa da uzun soluklu bir yatırım olarak algılanmalıdır.

• Dijital dönüşüm sürecinin sorunsuz geçmesi için çalışanların motivasyonu ve eğitimi önem taşır. Teknolojik gelişmelerin iş yapış süreçlerine dahil edilmesi bazı çalışanların tedirgin olmasına neden olabilir. Gerekli eğitimlerin verilmesi çalışanların kendine güvenmesi için kritik öneme sahiptir.

• Tüm departmanlar yerine kurum içinde kademeli bir geçiş politikası uygulanabilir. Bu sayede çalışanların sürece hakim olması, verilerin doğru ve etkili girilmesi, planlama ve yönetim sistemlerinin aktif çalışması sağlanabilir.

• Dijital uygulamaların kurum içinde yaygınlaşması veri gizliliği ve güvenliği için ek sorumluluklar getirir. Çalışanların, müşterilerin ve şirket yönetiminin önemli verileri saklanırken mutlaka gizlilik politikasına uygun hareket edilmeli, siber saldırılara karşı etkili önlemler alınmalı, şeffaf bir yönetim anlayışı benimsenmelidir.

Afete dayanıklı şirketler oluşturmak için kurumların dijitalleşme süreçlerini hızlandırması önemlidir. Teknolojik gelişmelerin yakından takip edilmesi, olası durumlar için çevik planlar hazırlanması, afet yönetimi için stratejik adımlar atılması şirketlerin kriz dönemlerini daha az hasarla atlatmasını sağlar. 

Özellikle son dönemde yaşanılan deprem felaketinde birçok kurum fiziki dokümanların zarar görmesinden dolayı zorluk çekmiştir. Dokümantasyon yönetiminde dijital sistemlerin hayata geçirilmesi verilerin güvenliği için önem taşır. Saklama alanı olarak yüksek konfor sunan bulut sistemler, dijital çözümler işletmelerin afet durumlarına karşı hazırlıklı olmasına yardımcıdır.

Dijital Dönüşümün Faydaları

Şirketlerin dijitalleşme süreçlerini gerçekleştirmek için 3 ana sebebi vardır. Teknolojiyi geliştirmek ve değiştirmek, rekabette etkili olabilmek, yeni müşteri taleplerini karşılamak olarak sınıflandırılan bu sebepler kurumların başarılı olmasını sağlar. Dijital dönüşüm sürecini etkili şekilde uygulayan kurumlar bazı avantajlara sahip olur.

 

Dijitalleşmenin işletmelere sağladığı faydaları şu şekilde sıralayabiliriz:

• Kurumların olası tehditleri önceden tespit edebilmesine ve gerekli önlemleri alabilmesine yardımcı olur.

• Finansal açıdan hızlı büyüme için avantaj yaratır.

• İş gücü ve saklama alanı maliyetlerini büyük oranda azaltır.

• Müşterilerin ve çalışanların taleplerine daha hızlı karşılık verilmesinde etkili rol oynar.

• Veri güncelliği, güvenliği ve gizliliği için pratik çözümler sunar.

• Kriz anlarında afet yönetiminde hızlı aksiyon alınması için önemlidir.

• Dokümantasyon süreçlerinin daha kolay olmasını sağlarken aynı zamanda felaket anlarında güvenli bir depolama alanı yaratır.

Dijital Dönüşümün Riskleri

Afete dayanıklı şirketlerin dijitalleşme süreçlerini hızlı bir şekilde uygulaması önemlidir. Ancak dijitalleşme kapsamında yapılan uygulamaların doğru ve işlevsel yapılması gerekir. Çalışanların bu dönüşüm sürecine dahil edilmesi önem taşır. Önyargılı ve teknolojik uygulamalara mesafeli olan çalışanlar sürecin aksamasına neden olabilir. Çalışanların gerekli oryantasyon eğitimlerini alması, insan kaynakları uzmanları tarafından motive edilmesi, sürecin işleyişinde rol verilmesi uygulanabilir adımlardan sadece birkaçıdır. 

 

Dijitalleşme işletmeler için avantaj yaratırken bazı riskleri de beraberinde getirir. Veri gizliliği ve güvenliği en önemli sorunların başında yer alır. Kurumların çalışan, müşteri ve şirket verilerini güvenli şekilde saklaması gerekir. Tüm paydaşların olumsuz etkilenmesine neden olan siber saldırılara karşı gerekli önlemlerin alınması elzemdir. 

 

Afet durumlarında kurtarıcı rol oynayan bulut sistemler ve dijital arşiv, verilerin doğru girilmesi ile düzgün çalışır. Veri yedeklenmesi, güncellenmesi ve saklanması konusunda uzman çalışanların görev alması önemlidir.

 

Küçük ve orta ölçekli işletmeler dijital dönüşüm kapsamında yüksek maliyetleri karşılamakta güçlük çekebilir. Bu gibi durumlar için pratik bir çözüm yaratmak adına bulut sistemler kullanılabilir. Daha az maliyetli ve güvenli erişim sunan bulut sistemler tüm kademelerde dijitalleşme yaşamayan KOBİ’ler için etkilidir. Özellikle evrak işlerinin yoğunluğunu azaltmak, önemli belgeleri olası felaketlere karşı korumak, iş yükünü azaltmak ve saklama maliyetlerini düşürmek için bulut sistemler kullanılabilir. Dijital uygulamalarla dokümantasyon süreci daha işlevsel ve konforlu hale getirilebilir.

 

Geleceğin kurumları arasında yer alabilmek ve rekabet avantajını korumak için işletmeler teknolojik gelişmeleri yakından takip etmelidir. Güncel teknoloji uygulamalarını iş yapış süreçlerini dahil eden işletmeler daha hızlı aksiyon alabilir. Beklenmedik kriz durumlarında hızlı ve doğru karar alan kurumlar daha az hasarla zorlu dönemleri atlatabilir. Kurumunuzu olası felaketlere karşı hazırlamak için öncelikle bir afet yönetim planı yapmalı, gerekli teknolojik uygulamaları sisteme dahil etmeli, dijital çözümlerden destek almalısınız. 

 

Kaynaklar:

https://acikerisim.isikun.edu.tr/xmlui/bitstream/handle/11729/3328/Inci_Salci.pdf?sequence=1&isAllowed=y

https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/1285250

https://www.researchgate.net/profile/Meliksah-Turan/publication/359893689_AFET_YONETIMINDE_KANIT_TEMELLI_ICERIK/links/625538c54f88c3119cf45adf/AFET-YOeNETIMINDE-KANIT-TEMELLI-ICERIK.pdf

https://acikerisim.sakarya.edu.tr/bitstream/handle/20.500.12619/98511/T09954.pdf?sequence=1&isAllowed=y

http://www.openaccess.hacettepe.edu.tr:8080/xmlui/bitstream/handle/11655/28628/10288165-imzas%c4%b1z.pdf?sequence=1&isAllowed=y

https://web.s.ebscohost.com/abstract?direct=true&profile=ehost&scope=site&authtype=crawler&jrnl=21471185&AN=132884254&h=8udJlHWFdXN5dnSfNGt2KQy4yFIhU6vReotoCb4We5rpOO8p%2fFf7UJD36oc9ovYvEli6SFOaRWnup7%2bL00t1qw%3d%3d&crl=c&resultNs=AdminWebAuth&resultLocal=ErrCrlNotAuth&crlhashurl=login.aspx%3fdirect%3dtrue%26profile%3dehost%26scope%3dsite%26authtype%3dcrawler%26jrnl%3d21471185%26AN%3d132884254

Dijital Dönüşüm – Editörler: Gonca Telli / Samet Aydın, Maltepe Üniversitesi Kitapları, 2020