Yakalayabileceğiniz bilgi düzeyi ve türü ile belge yönetimi sürecine getirebileceğiniz verimlilikleri artırmak, personel kaynaklarınızın zamanlarını nasıl daha verimli kullanabileceği konusunda büyük bir fark yaratabilir. Kuruluşunuzun iş akışını sürdürmek için güvendiği birçok belgeyi yönetmenin bir süreç olduğunu biliyorsunuz. Özellikle kağıt belgeleri kullanmaya devam ediyorsanız, bunaltıcı bir süreç bile olabilir.

Belge yönetimi için Optik Karakter Tanıma (OCR) gibi gelişmiş yakalama teknolojisiyle, kuruluşunuzun çalışanlarının iş açısından daha kritik görevlere odaklanmasına, anlaşılması zor belge bilgilerini ve manuel veri girişini daha azına indirmeye yardımcı olabilirsiniz.

Belgelerinizi saklamak için dijital olarak taramak, tüm bu kağıtları çeşitli dosya dolaplarına doldurmaktan çok daha iyi bir adım olabilir. İhtiyaç duyduğunuzda doğru belgelere hızlı ve kolay bir şekilde erişebilmelisiniz.

Büyük olasılıkla belgeleriniz; basit yazılmış faturalardan veya makbuzlardan, fotoğraflara, PDF’lere, jpeg veya Excel ve Word belgeleri gibi bitmap formatlı belgelere ve hatta ara sıra elle yazılmış belgelere kadar çeşitlilik gösterir. Bu tarama ve depolama süreci nasıl işliyor? Mevcut dosyalama sisteminizden ihtiyacınız olanı kolayca bulabiliyor musunuz? Kritik bilgilerinize daha ince ayarlı erişim ve sınıflandırma kullanabilir misiniz? OCR’li belge yönetim sisteminiz, şirketinizin ihtiyaç duyduğu ekstra destek olabilir.

Gelişmiş OCR nedir?

OCR teknolojileri, bitmap, jpeg, png, pdf, Word, Excel veya tiff gibi HERHANGİ bir görüntü türünü okuyabilir, ayıklayabilir ve dijital metinlere dönüştürebilir. Bireysel metin alanları daha sonra doğru belge yönetim sistemi ile indekslenebilen, kolaylıkla erişilebilen veri öğeleri olarak okunabilir ve işlenebilir.

Meta veri amaçları için çıkarılan veriler, faturadan satır öğesi ayrıntıları gibi çıkarılan diğer verilerle birlikte kurumsal kaynak planlamasına (ERP) veya iş kolu yazılımına (LOBS) da aktarılabilir. OCR ve EDMS mevcut olduğunda, bir kuruluşun borç hesapları ekibinin bu verileri ERP veya LOBS’ye yeniden anahtarlaması gerekmez.

Gelişmiş OCR’yi hızlandırılmış tarama veya akıllı yakalama olarak düşünmek yardımcı olabilir. İnsanlar optik karakter tanımayı gerçekleştirmek ve bu karakterlere, harflere, sözcüklere, sayılara vb. anlam vermek için beyinlerini ve gözlerini kullanırken, bilgisayarlar bir grafik dosyasını veya “okunması” gereken sayfaları insanların okuyabildiği gibi okuyamaz. Bu nedenle OCR, “resimleri” sayısallaştırılmış metne dönüştürür ve sonuç olarak taranan belgeden bir TXT veya belki bir DOC dosyası ortaya çıkar. Teknoloji ayrıca gelen bir belgeye bakabilir ve ne tür bir belge olduğunu belirleyebilir. Bu nedenle, bir fatura paketi tarıyorsanız, paketteki belgelerin her birini sınıflandırabilir ardından belgenin sınıflandırmasına bağlı olarak insan dokunuşu veya insan hatası riski olmadan verileri çıkarabilirsiniz. Bu belgeler daha sonra okunabilir, sınıflandırılabilir ve işlenebilir.

OCR nasıl çalışır?

Belge yakalandıktan sonra gelişmiş OCR motoru sınıflandırma ile başlar. Ardından IDC sunucusu belgenin OCR’sini yapacak, önceden yapılandırılmış tanımlara veya oluşturduğunuz özel tanımlara dayalı olarak belgeden veri çıkaracak ve üstbilgi/altbilgide veya gerekirse ayıklayabileceği iki düzeyde veri ayıklayacaktır. Daha sonra iki veya üç yönlü eşleştirme sürecinde kullanılabilir.

Gelişmiş OCR teknolojisi ile neredeyse her tür belgeyi belge depolama sisteminize yerleştirebilirsiniz

Belge yönetimi için OCR’yi Nasıl Kullanabilirsiniz?

Kağıtsız bir ortama doğru ilerliyorsanız, gelişmiş OCR, hedefinize ulaşmanıza yardımcı olabilir. EDMS ile hem kağıt hem de elektronik belgeleri tek bir merkezi depoda toplayabilir ve belge indeksleme ile bu belgelerin bulunmasını kolaylaştırabilirsiniz. Belge aramak için daha az, normalde yaptığınız müşteri hizmetleri veya diğer bilgi aktarma görevlerini yerine getirmek için daha fazla zaman harcarsınız. Ve bu zaman tasarrufunu iş açısından daha kritik görevlere odaklanmak için harcayabilirsiniz.

Belgelerinizi OCR ile yakalayıp EDMS’nizde indeksleyip sakladıktan sonra, bunların harici ve hatta dahili tehditlere veya insan hatası risklerine karşı güvenli ve emniyetli bir şekilde saklanacağını bilmenin rahatlığını yaşayabilirsiniz.