Evrak Yönetimi Nedir, Belge Yönetimi Nasıl Yürütülür? (2023)

Belge yönetimi, herhangi bir organizasyonda oluşan evrakların toplanması, saklanması, işlenmesi ve yönetilmesini içeren süreçtir. Günümüzde işletmeler için evrak yönetimi büyük bir öneme sahiptir. Bu makalede, evrak yönetimi kavramını ve nasıl yürütüldüğünü ayrıntılı bir şekilde ele alacağız.

1. Evrak Yönetiminin Tanımı

Evrak yönetimi, organizasyonlarda oluşan belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlayan bir süreçtir. Bu süreç, belgelerin oluşturulmasından itibaren yaşamları boyunca takip edilerek doğru şekilde saklanması, arşivlenmesi, erişimi ve kullanımıyla ilgilenir.

2. Evrak Yönetiminin Önemi

Evrak yönetimi, organizasyonların günlük faaliyetlerinde önemli bir rol oynar. Doğru ve etkin bir evrak yönetimi sistemi, aşağıdaki avantajları sağlar:

 

• Belgelerin düzenli ve sistematik bir şekilde saklanması ve erişimi kolaylaştırılması.

Bilgi paylaşımının artırılması ve işbirliğinin güçlendirilmesi.
Veri güvenliğinin sağlanması ve yasal gerekliliklere uyumun sağlanması.
İş sürekliliğinin ve verimliliğin artırılması.
Maliyet tasarrufu sağlanması.

3. Evrak Yönetimi Süreci

Evrak yönetimi süreci, belgelerin oluşturulması, saklanması, işlenmesi ve yönetilmesi aşamalarını içerir.

3.1 Evrak Oluşturma

Evrak yönetimi sürecinin ilk adımı, belgelerin oluşturulmasıdır. Belgeler, farklı kaynaklardan gelerek çeşitli formatlarda olabilir. Bu aşamada, belgelerin doğru şekilde düzenlenmesi, standartlara uygun olarak adlandırılması ve sınıflandırılması önemlidir.

3.2 Evrak Saklama ve Arşivleme

Evrakların doğru şekilde saklanması ve arşivlenmesi, evrak yönetimi sürecinin temel bir parçasıdır. Belgelerin fiziksel olarak depolanması veya dijital ortamda arşivlenmesi gibi farklı yöntemler kullanılabilir. Bu aşamada, belgelerin erişimi ve güvenliği de göz önünde bulundurulmalıdır.

3.3 Evrak İşleme ve Dijitalleştirme

Evrak yönetimi sürecinde belgelerin işlenmesi ve dijitalleştirilmesi önemlidir. Belgelerin taranması, optik karakter tanıma (OCR) teknolojisiyle metin haline getirilmesi ve elektronik ortamda saklanması, belgelerin erişilebilirliğini ve arama kolaylığını artırır.

3.4 Evrak Yönetim Sistemi

Evrak yönetimi sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi için evrak yönetim sistemleri kullanılır. Bu sistemler, belge takibi, sınıflandırma, arşivleme, erişim kontrolü ve raporlama gibi işlevleri destekler. Birçok organizasyon, özel yazılımlar veya bulut tabanlı hizmetler aracılığıyla evrak yönetim sistemleri kullanmaktadır.

4. Belge Yönetimi Yazılımları

Belge yönetimi yazılımları, evrak yönetimi sürecini kolaylaştıran araçlardır. Bu yazılımlar, belgelerin yönetimi, arşivlenmesi, erişimi ve işlenmesi gibi işlevleri destekler. Belge yönetimi yazılımları genellikle kullanıcı dostu arayüzleri, sınıflandırma özellikleri, arama yetenekleri ve güvenlik önlemleri sunar.

5. Evrak Yönetimi İçin En İyi Uygulamalar

Evrak yönetimi sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi için aşağıdaki en iyiuygulamalar göz önünde bulundurulmalıdır:

 

• Belgelerin düzenli ve sistematik bir şekilde sınıflandırılması ve adlandırılması.
• Fiziksel belgelerin düzenli bir şekilde depolanması ve etiketlenmesi.
• Dijital belgelerin güvenli bir şekilde saklanması ve düzenli olarak yedeklenmesi.
• Belgelerin erişim yetkilendirmelerinin belirlenmesi ve izlenmesi.
• Belgelerin arama işlevselliğini artırmak için metin indeksleme ve anahtar kelimeler kullanılması.
• Belgelerin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve gereksiz olanların imha edilmesi.
• Belgelerin yasal gerekliliklere uygun olarak saklanması ve arşivlenmesi.

6. Evrak Yönetimi ve Veri Güvenliği

Evrak yönetimi, veri güvenliği açısından önemli bir rol oynar. Belgelerin doğru şekilde yönetilmesi, yetkisiz erişimi ve veri kaybını önlemeye yardımcı olur. Veri güvenliği için aşağıdaki önlemler alınmalıdır:

 

• • Belgelerin fiziksel olarak güvenli bir ortamda saklanması.
  • Dijital belgelerin şifrelenerek korunması.
  • Erişim yetkilendirmelerinin belirlenmesi ve düzenli olarak gözden geçirilmesi.
  • Veri yedeklemelerinin düzenli olarak yapılması.
  • Veri güvenliği politikalarının oluşturulması ve çalışanlara eğitim verilmesi.

7. Evrak Yönetimi ve Yasa Uyumluluğu

Evrak yönetimi süreci, organizasyonların yasal gerekliliklere uyum sağlamasına yardımcı olur. Belirli sektörlerde veya ülkelerde belge saklama süreleri ve gereksinimleri farklılık gösterebilir. Yasal uyumluluğu sağlamak için aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulmalıdır:

 

• Yasal gerekliliklere uygun olarak belgelerin saklanması ve arşivlenmesi.
• Belgelerin yetkisiz erişimden korunması.
• Yasal gerekliliklerde belirtilen sürelerde belgelerin imha edilmesi veya arşivlenmesi.
• Gerekli durumlarda belgelerin mahkeme veya düzenleyici kurumlara sunulabilmesi için uygun şekilde saklanması.

8. Evrak Yönetiminin Avantajları

Evrak yönetimi süreci, organizasyonlar için birçok avantaj sağlar. Bu avantajlardan bazıları şunlardır:

 

• Belgelerin düzenli ve sistematik bir şekilde saklanması, erişimi kolaylaştırır ve zaman tasarrufu sağlar.
• Bilgi paylaşımını artırarak işbirliğini güçlendirir.
• Veri güvenliği sağlar ve yasal gerekliliklere uyumu destekler.
• İş sürekliliğini ve verimliliği artırır.
• Maliyet tasarrufu sağlar.

9. Evrak Yönetimi ve Çevre Dostu Yaklaşımlar

Evrak yönetimi, çevre dostu yaklaşımların benimsenmesine olanak sağlar. Fiziksel belgelerin dijital ortama dönüştürülmesi ve kağıt kullanımının azaltılması, doğal kaynakların korunmasına yardımcı olur. Ayrıca, dijital belgelerin paylaşılması ve işbirliğinin artırılması, çevreye olan etkiyi azaltır.

10. Evrak Yönetimi ve İş Verimliliği

Evrak yönetimi sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi, iş verimliliğini artırır. Belgelerin düzenli olarak sınıflandırılması ve kolayca erişilebilir olması, çalışanların zamandan tasarruf etmelerine yardımcı olur. Aynı zamanda, belgelerin hızlı bir şekilde işlenmesi ve paylaşılması, iş süreçlerinin hızlanmasını sağlar.

11. Evrak Yönetimi ve İş Sürekliliği

Evrak yönetimi, iş sürekliliği için önemli bir unsurdur. Belgelerin düzenli olarak yedeklenmesi ve güvenli bir şekilde saklanması, veri kaybını önler ve iş sürekliliğini sağlar. Ayrıca, felaket durumlarında veya acil durumlarda belgelere hızlı bir şekilde erişebilme yeteneği, iş sürekliliğini destekler.

12. Evrak Yönetimi ve Maliyet Tasarrufu

Evrak yönetimi, organizasyonlar için maliyet tasarrufu sağlar. Fiziksel belgelerin depolanması ve arşivlenmesi için harcanan maliyetler azalır. Aynı zamanda, kağıt kullanımının azaltılması ve dijital belgelerin kullanımı, baskı ve fotokopi maliyetlerini düşürür. Maliyet tasarrufu, uzun vadede önemli bir fark yaratabilir.

13. Evrak Yönetimi ve İşbirliği

Evrak yönetimi, işbirliğini güçlendirir. Belgelerin dijital ortamda paylaşılması ve işlenmesi, çalışanların birlikte çalışmasını kolaylaştırır. Aynı belge üzerinde eşzamanlı çalışma, işbirliğini artırır ve verimliliği artırır.

14. Evrak Yönetimi ve Bulut Teknolojisi

Bulut teknolojisi, evrak yönetimi sürecini kolaylaştıran bir araçtır. Bulut tabanlı evrak yönetim sistemleri, belgelerin güvenli bir şekilde depolanmasını, erişimini ve işlenmesini sağlar. Bulut tabanlı çözümler, farklı cihazlardan erişimi kolaylaştırır ve işbirliğini destekler. Ayrıca, veri yedeklemesi ve güvenlik önlemleri gibi konular da bulut tabanlı evrak yönetimi sistemleri tarafından yönetilir.

15. Geleceğin Evrak Yönetimi Trendleri

Evrak yönetimi sürekli olarak gelişen bir alan olduğundan, gelecekte aşağıdaki trendlerin öne çıkması beklenmektedir:

 

• Yapay Zeka ve Otomatik İşleme: Yapay zeka ve otomatik işleme teknolojileri, belge işleme süreçlerini otomatikleştirecek ve verimliliği artıracaktır. Bu teknolojiler, belgelerin taranması, sınıflandırılması ve metin analizi gibi işlemleri yapabilecektir.
•  
• Mobil Erişim: Mobil cihazların yaygınlaşmasıyla birlikte, mobil erişim evrak yönetimi süreçlerinin önemli bir parçası haline gelecektir. Çalışanlar, herhangi bir yerden mobil cihazları aracılığıyla belgelere erişebilecek ve işlem yapabilecektir.
•  
• Blockchain Teknolojisi: Blockchain teknolojisi, belgelerin güvenli bir şekilde saklanması ve takibi için kullanılabilir. Bu teknoloji, belgelerin değişmezliğini ve doğruluğunu sağlar.
•  
• Entegrasyon ve Veri Paylaşımı: Evrak yönetimi sistemlerinin diğer işletme uygulamalarıyla entegre çalışması ve veri paylaşımını desteklemesi, iş süreçlerinin daha verimli hale gelmesini sağlayacaktır.
•  
• Otonom Evrak Yönetimi: Makine öğrenimi ve otomasyonun daha da ilerlemesiyle birlikte, belge yönetimi süreçlerinin büyük ölçüde otonom hale gelmesi beklenmektedir. Bu, insan müdahalesine daha az ihtiyaç duyulan bir evrak yönetimi süreci anlamına gelir.
•  

Sonuç olarak, evrak yönetimi, organizasyonlarda belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlayan önemli bir süreçtir. Doğru evrak yönetimi, iş verimliliğini artırır, işbirliğini güçlendirir, veri güvenliğini sağlar ve maliyetleri azaltır. Gelecekte ise yapay zeka, mobil erişim, blockchain teknolojisi ve otonom evrak yönetimi gibi trendlerin evrak yönetimi süreçlerini daha da geliştireceği öngörülmektedir.

Sıkça Sorulan Sorular:

• 1. Evrak yönetimi sürecinde kullanılan yazılımlar nelerdir?

• Evrak yönetimi sürecinde kullanılan yazılımlar arasında elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS), arşivleme yazılımları, imza ve sızdırmazlık yazılımları, içerik yönetim sistemleri (CMS) ve elektronik imza yazılımları bulunmaktadır.

• 2. Evrak yönetimi nasıl veri güvenliğini sağlar?

•  Evrak yönetimi veri güvenliğini sağlamak için çeşitli önlemler alır. Bunlar arasında erişim kontrolü, şifreleme, güvenlik duvarları ve antivirüs yazılımları yer almaktadır.

• 3. Evrak yönetimi sürecinde fiziksel belgeler nasıl saklanır?

•  Evrak yönetimi sürecinde fiziksel belgeler genellikle özel depolama alanlarında saklanır. Bu alanlar güvenli, kontrollü erişime sahip ve çevresel faktörlere karşı korunaklıdır. Belgeler genellikle etiketlenmiş kutular veya raflarda düzenli bir şekilde saklanır.

• 4. Dijital belgelerin yedeklenmesi neden önemlidir?

•  Dijital belgelerin yedeklenmesi önemlidir çünkü birçok faktöre bağlı olarak dijital veriler kaybolabilir veya zarar görebilir. Yedekleme, veri kaybını önlemek ve veri kurtarma sürecini kolaylaştırmak için yapılır. Yedeklenen veriler, felaket durumlarında, veri bozulmalarında veya teknik arızalarda geri yüklenerek kaybolmuş veya zarar görmüş verilerin yerine konmasını sağlar.

• 5. Evrak yönetimi süreci nasıl iş sürekliliğini sağlar?

•  Evrak yönetimi süreci iş sürekliliğini sağlar çünkü belgelerin düzenli ve sistemli bir şekilde yönetilmesi, kuruluşun iş süreçlerini etkileyen belge erişimi ve paylaşımı gibi önemli faaliyetleri destekler. Belgelerin düzenli ve güvenli bir şekilde yönetilmesi, iş süreçlerinin aksamadan devam etmesini sağlar ve kuruluşun etkinliğini artırır.

• 6.  Evrak yönetimi sürecinde hangi belgelerin dijitalleştirilmesi önerilir? 

•  Genellikle yasal olarak gereken veya sıkça kullanılan belgelerin dijitalleştirilmesi önerilir. Bunlar arasında sözleşmeler, faturalar, raporlar gibi belgeler bulunur.

• 7. Evrak yönetimi sürecinde belgeler nasıl düzenlenir? 

•  Belgeler, kategorize edilerek ve uygun indeksleme yöntemleri kullanılarak düzenlenir. Başlık, tarih, konu gibi bilgilerle belgelere ilişkin meta veriler kaydedilir.

• 8. Evrak yönetimi sürecinde belgelerin imha edilmesi nasıl yapılır? 

•  Belgelerin imha edilmesi, gerekli yasal süreçlere uygun olarak gerçekleştirilir. Belge imha politikaları ve prosedürleri belirlenerek, belgelerin güvenli bir şekilde imha edilmesi sağlanır.

• 9. Evrak yönetimi sürecinde elektronik imza kullanmanın avantajları nelerdir? 

•  Elektronik imza kullanmanın avantajları arasında belgelerin hızlı ve güvenli bir şekilde imzalanması, kağıt tüketiminin azalması, imza süreçlerinin kolaylaşması ve zaman tasarrufu sağlanması yer alır.

• 10. Evrak yönetimi sürecinde kullanılan raporlama ve analiz araçları nelerdir? 

• Evrak yönetimi sürecinde kullanılan raporlama ve analiz araçları, belge kullanım istatistiklerini, erişim izlerini, süreç performansını ve diğer verileri analiz etmek için kullanılan özel yazılımlardır. Bu araçlar iş süreçlerinin iyileştirilmesi ve karar verme süreçlerinde kullanılan veri sağlar.
•