Dijital Arşivleme Sistemi: En İyi Dijital Arşivleme Programları (2023)

Dijital arşivleme, geleneksel belgelerin dijital ortama aktarılması ve saklanması sürecidir. Günümüzde işletmelerin ve kurumların kağıt tabanlı arşivlerini dijitalleştirmesi giderek daha popüler hale gelmektedir. Dijital arşivleme sistemi, belgelerin güvenli bir şekilde depolanmasını, kolayca erişilebilmesini ve aranabilir hale getirilmesini sağlar. Bu makalede, 2023 yılı için en iyi 16 dijital arşivleme programını inceleyeceğiz ve işletmelerin ihtiyaçlarına uygun seçenekleri keşfedeceğiz.

 

Günümüzde işletmelerin birçok belgeyi kağıt tabanlı olarak saklaması zaman alıcı ve maliyetli olabilir. Bu nedenle, dijital arşivleme sistemleri, belgelerin elektronik ortamda saklanmasını ve yönetilmesini sağlar. Bu sistemler, işletmelere daha verimli bir çalışma ortamı sunar ve belgelere kolay erişim imkanı sağlar.

Dijital Arşivleme Sistemi Nedir?

Dijital arşivleme sistemi, belgelerin taranarak dijital ortama aktarılması ve saklanmasıdır. Bu sistem, kağıt belgelerin dijital formata dönüştürülmesini sağlar. Dijitalleştirme işlemi sayesinde belgeler elektronik ortamda saklanabilir, aranabilir hale gelir ve fiziksel depolama alanı gereksinimi azalır.

Dijital Arşivlemenin Önemi

Dijital arşivleme, işletmelerin veri ve dokümanlarını daha etkin bir şekilde yönetmelerini sağlar. Geleneksel kağıt tabanlı arşivleme yöntemlerine kıyasla dijital arşivleme birçok avantaja sahiptir. İşte dijital arşivlemenin önemini vurgulayan bazı noktalar:

Verimlilik

Dijital arşivleme, belgelerin hızlı bir şekilde taranmasını ve aranmasını sağlar. Belgeleri dijital ortamda sakladığınızda, birkaç tıklama ile istediğiniz belgeye ulaşabilirsiniz. Bu, iş süreçlerinin hızlanmasına ve çalışanların zamanından tasarruf etmesine yardımcı olur.

Alan Tasarrufu

Kağıt tabanlı arşivler genellikle çok fazla alan gerektirir. Dijital arşivleme sayesinde, fiziksel depolama alanına ihtiyaç duymazsınız. Bu da ofis alanının daha verimli kullanılmasını sağlar. Ayrıca, belgelerin fiziksel hasarlardan etkilenme riski azalır.

Güvenlik

Dijital arşivleme, veri güvenliği açısından da avantaj sağlar. Belgelerinizi dijital olarak sakladığınızda, yetkilendirme ve şifreleme gibi güvenlik önlemleri alabilirsiniz. Bu sayede, hassas verilerinizin izinsiz erişime karşı korunduğundan emin olabilirsiniz.

Dijital Arşivleme Yöntemleri

Dijital arşivleme yöntemleri, belgelerin dijital ortama aktarılması ve düzenlenmesi sürecini kapsar. İşletmeler farklı yöntemler kullanarak belgelerini dijitalleştirebilirler. İşte yaygın olarak kullanılan dijital arşivleme yöntemleri:

Tarama ve Dijitalleştirme

Tarama ve dijitalleştirme yöntemi, kağıt tabanlı belgelerin taranarak dijital ortama aktarılmasını sağlar. Bu işlem için yüksek kaliteli tarayıcılar ve optik karakter tanıma (OCR) teknolojisi kullanılır. OCR, taranan belgelerin metinlerini tanıyarak aranabilir hale getirir.

Elektronik Belge Yönetimi Sistemleri

Elektronik belge yönetimi sistemleri (EBYS), belgelerin düzenlenmesi, saklanması ve paylaşılmasını kolaylaştırır. EBYS, belgelerin indekslenmesi ve kategorilendirilmesi için kullanıcı dostu bir arayüz sunar. Bu sayede, belgelerinizi daha hızlı ve etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

Bulut Depolama

Bulut depolama, belgelerin internet tabanlı sunucularda saklanmasını sağlar. Bulut depolama hizmetleri, yüksek güvenlik önlemleri ve veri yedekleme özellikleri sunar. Bu sayede, belgelerinizi herhangi bir cihazdan erişebilir ve güvende tutabilirsiniz.

Dijital Arşivlemenin Avantajları

Dijital arşivlemenin birçok avantajı vardır. İşletmeler, dijital arşivleme yöntemlerini kullanarak aşağıdaki faydaları elde edebilirler:

Kolay Erişim

Dijital arşivleme sayesinde belgelerinize istediğiniz zaman ve herhangi bir yerden erişebilirsiniz. Belgelerinizi dijital ortamda sakladığınızda, fiziksel arşivlere olan bağımlılığınız azalır ve çalışma verimliliğiniz artar.

Veri Güvenliği

Dijital arşivleme yöntemleri, belgelerinizin güvenliğini artırır. Yetkilendirme, şifreleme ve yedekleme gibi güvenlik önlemleri sayesinde verileriniz izinsiz erişim ve kaybolma riskine karşı korunur.

Kolay Paylaşım

Dijital belgeleri paylaşmak, kağıt tabanlı belgeleri paylaşmaktan çok daha kolaydır. Dijital arşivleme yöntemleri, belgeleri hızlı ve güvenli bir şekilde paylaşmanıza olanak tanır. Bu, işbirliğini ve iletişimi geliştirir.

En İyi 16 Dijital Arşivleme ve Dijital Doküman Yönetim Programı (2023)

Bu inceleme, Doxagon, Kolay Belge, Docsimum, d-DAYSİS, Data Market, Easy Software, SECUBE/CubeBox, PaperWork, DocStar, Egnyte, DocuXplorer, FileHold, PeopleDoc, Docufree, M-Files ve Docuware gibi çeşitli dijital arşivleme programlarının özelliklerini ve avantajlarını kapsamaktadır. İhtiyaçlarınıza ve işletmenizin gereksinimlerine göre en uygun olanı seçebilirsiniz.

1. Doxagon

Doxagon, on-prem ve bulut kurulum opsiyonlarıyla kullanıcılara esneklik sunar ve KVKK’ya uygun şekilde verilerin Türkiye’de muhafaza edilmesini sağlar. Uygun maliyetleri, güncel teknoloji kullanımı, felaket senaryolarına uygunluğu ve kullanıcı odaklı tasarımıyla dikkat çeker. Ayrıca, REISSWOLF Türkiye ile entegrasyon imkanı sağlayarak dijitalleştirmelerin doğrudan Doxagon üzerinden erişilebilmesini sağlar.

 

Doxagon, detaylı yetkilendirme ve izlenebilir işlem geçmişiyle güvenli bir belge yönetimi sağlar. İhtiyaca özel belge kategorizasyonu, tam metin arama, güvenli klasör ve dosya paylaşımı gibi özellikleriyle kullanıcıların veri saklama yasalarına uyumlu bir dijital arşiv düzeni oluşturmasına yardımcı olur. Ayrıca, tüm cihazlardan erişim imkanı, kolay dosya yükleme özelliği ve görsel tarama (OCR) gibi özellikler kullanıcı deneyimini artırır.

2. Kolay Belge

Kolay Belge, Türkiye’nin önde gelen dijital arşivleme programlarından biridir. Kolay kullanımı ve kullanıcı dostu arayüzü ile dikkat çeker. Belge tarama, indeksleme, metin tanıma, arama ve paylaşma gibi işlevlere sahiptir. Aynı zamanda, iş süreçlerinizi otomatikleştirerek verimliliği artırmanıza olanak tanır.

3. Docsimum

Docsimum, kullanıcılarına güvenli ve organize bir şekilde belgelerini yönetme imkanı sunan bir dijital arşivleme platformudur. İleri düzey güvenlik önlemleri ile donatılmıştır ve kullanıcıların belgelerini kolayca bulmasını sağlayan etkili bir arama özelliği vardır. Dijital imza ve iş akışı yönetimi gibi ek özellikleri de bulunmaktadır.

4. d-DAYSİS

d-DAYSİS, kurumların belge yönetimini dijital ortama taşıyan bir arşivleme çözümüdür. Farklı sektörlere yönelik özelleştirilmiş modülleri ile dikkat çeker. Kapsamlı yetkilendirme ve güvenlik kontrolleri sayesinde verilerinizi korur. Ayrıca, raporlama ve analiz özellikleriyle veri odaklı kararlar almanıza yardımcı olur.

5. Data Market

Data Market, entegre bir dijital arşivleme ve belge yönetimi platformudur. Belgelerinizi tarayabilir, indeksleyebilir ve kolayca bulmanızı sağlayacak metin tanıma özelliğine sahiptir. İş akışı otomasyonu, elektronik imza ve güvenli depolama gibi ek özellikler sunar. Aynı zamanda, farklı formatlardaki belgeleri dönüştürme yeteneğiyle de öne çıkar.

6. Easy Software

Easy Software, belge yönetimi, iş akışı otomasyonu ve dijital arşivleme alanında hizmet veren bir şirkettir. İşletmelerin belgelerini dijital olarak arşivlemelerine ve yönetmelerine yardımcı olur. Sektörel çözümler sunar ve iş süreçlerini optimize etmek için entegrasyon imkanı sağlar.

7. SECUBE/CubeBox

SECUBE/CubeBox, elektronik belge yönetimi ve dijital arşivleme çözümleri sunan bir yazılım platformudur. Kolay kullanılabilir arayüzü sayesinde belgelerinizi tarayabilir, indeksleyebilir ve etiketleyebilirsiniz. Güvenli bir şekilde belgelerinizi saklarken, kolay arama ve paylaşma özellikleri ile iş süreçlerinizi hızlandırır.

8. PaperWork

PaperWork, belge yönetimi ve dijital arşivleme konusunda uzmanlaşmış bir yazılım şirketidir. Belgelerinizi tarayabilir, organize edebilir ve güvenli bir şekilde depolayabilirsiniz. Metin tanıma, indeksleme ve arama özellikleriyle belgelerinizi kolayca bulmanızı sağlar. Ayrıca, iş süreçlerinizi otomatikleştirmenize olanak tanır.

9. Egnyte

Egnyte, bulut tabanlı bir dosya paylaşımı ve işbirliği platformudur. Güvenli bir şekilde belgelerinizi depolayabilir, paylaşabilir ve yönetebilirsiniz. Kullanıcı dostu arayüzü ve entegrasyon özellikleri sayesinde işbirliğini kolaylaştırır. İleri düzey veri güvenliği önlemleriyle belgelerinizi korur.

10. DocuXplorer

DocuXplorer, belge yönetimi ve dijital arşivleme alanında kullanılan bir yazılım platformudur. Belgelerinizi tarayarak dijital olarak saklamanıza, indekslemenize ve organize etmenize olanak tanır. Kullanıcı dostu arayüzü, metin tanıma özelliği ve belge arama yetenekleriyle belgelerinizi kolayca bulmanızı sağlar. Ayrıca, sürüm kontrolü ve izin yönetimi gibi özellikleri de sunar.

11. FileHold

FileHold, işletmelerin belge yönetimi ve dijital arşivleme ihtiyaçlarını karşılamak için tasarlanmış bir yazılım platformudur. Belgelerinizi tarayabilir, indeksleyebilir ve güvenli bir şekilde saklayabilirsiniz. İş akışı otomasyonu, izin yönetimi ve raporlama özellikleriyle iş süreçlerinizi optimize etmenize yardımcı olur.

12. PeopleDoc

PeopleDoc, insan kaynakları belgelerinin dijital arşivlenmesi ve yönetimi konusunda uzmanlaşmış bir yazılım şirketidir. İşletmelerin insan kaynakları süreçlerini dijitalleştirmelerine ve belgeleri kolayca bulmalarına yardımcı olur. İşe alım, çalışan dosyaları, izin yönetimi gibi özel HR işlevlerine odaklanır.

13. Docufree

Docufree, belge yönetimi, arşivleme ve iş akışı otomasyonu çözümleri sunan bir şirkettir. Belgelerinizi tarayabilir, indeksleyebilir ve güvenli bir şekilde depolayabilirsiniz. Metin tanıma ve arama özellikleriyle belgelerinizi kolayca bulabilirsiniz. Ayrıca, iş süreçlerinizi otomatikleştirerek verimliliği artırır.

14. M-Files

M-Files, kurumsal belge yönetimi ve dijital arşivleme platformudur. Belgelerinizi tarayabilir, organize edebilir ve güvenli bir şekilde depolayabilirsiniz. Metin tanıma ve arama özellikleriyle belgelerinizi kolayca bulmanızı sağlar. İş akışı otomasyonu, sürüm kontrolü ve entegrasyon yetenekleriyle iş süreçlerinizi optimize eder.

15. Docuware

Docuware, belge yönetimi, iş akışı otomasyonu ve dijital arşivleme çözümleri sunan bir platformdur. Belgelerinizi tarayabilir, indeksleyebilir ve organize edebilirsiniz. Metin tanıma ve arama özellikleri sayesinde belgelerinizi kolayca bulabilirsiniz. Ayrıca, entegrasyon özellikleri ve mobil uygulamalarıyla belgelere kolay erişim sağlar.

16. DocStar

DocStar, kurumsal belge yönetimi ve dijital arşivleme çözümleri sunan bir platformdur. Belgelerinizi taramanıza, indekslemenize ve organize etmenize olanak tanır. İş akışı otomasyonu, elektronik imza ve sürüm kontrolü gibi özelliklerle donatılmıştır. Ayrıca, mobil uygulamaları ile belgelere her zaman ve her yerden erişebilirsiniz.

Dijital Arşivleme Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Dijital arşivleme programı seçerken aşağıdaki özelliklere dikkat etmek önemlidir:

Güvenlik Özellikleri

Dijital arşivleme programı, belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamalıdır. Veri şifreleme, erişim kontrolü ve yedekleme gibi güvenlik önlemleri sunan bir program tercih edilmelidir.

Kullanıcı Dostu Arayüz

Programın kullanıcı dostu bir arayüze sahip olması önemlidir. Kolay kullanılabilirlik, belgelere hızlı erişim ve kullanım kolaylığı sağlar.

Arama ve Filtreleme Seçenekleri

Dijital arşivleme programı, belgelere hızlı ve etkili bir şekilde erişim imkanı sağlamalıdır. Arama ve filtreleme seçenekleri, belgelerin kolayca bulunmasını sağlar.

Entegrasyon ve Uyumluluk

Programın farklı dosya formatlarını desteklemesi ve mevcut sistemlere entegre edilebilmesi önemlidir. İşletmenin kullandığı diğer yazılımlarla uyumlu olması verimliliği artırır.

Maliyet

Dijital arşivleme programının maliyeti de göz önünde bulundurulmalıdır. İşletmenin bütçesine uygun bir program seçilmelidir. Ancak, düşük maliyetli bir program seçerken güvenlik ve özelliklerden ödün verilmemelidir.

 

Dijital arşivleme, işletmelerin veri ve dokümanlarını düzenli ve güvenli bir şekilde yönetmelerini sağlar. Verimlilik, alan tasarrufu ve güvenlik gibi avantajlarıyla dijital arşivleme, iş süreçlerini iyileştirir ve maliyetleri azaltır. Tarama, elektronik belge yönetimi sistemleri ve bulut depolama gibi yöntemler kullanarak, kağıt tabanlı belgelerinizi dijitalleştirebilir ve rekabet avantajı elde edebilirsiniz.

 

Doxagon‘un sunduğu özellikler ve avantajlar, kullanıcıların belge yönetimi ve dijital arşivleme ihtiyaçlarını karşılamada etkili olabileceğini göstermektedir. Ancak, karar vermeden önce Doxagon’un sunduğu hizmetleri, fiyatlandırmayı ve müşteri referanslarını dikkatlice incelemeniz önemlidir.

Sıkça Sorulan Sorular

1: Dijital arşivleme neden önemlidir?

Dijital arşivleme, işletmelerin belgelerini güvenli bir şekilde saklamasını ve kolayca erişilebilir hale getirmesini sağlar. Kağıt tabanlı arşivleme yöntemleri yerine dijital arşivleme, daha verimli bir çalışma ortamı sağlar.

2: Hangi sektörler dijital arşivleme kullanmalıdır?

Her sektörde dijital arşivleme kullanımı faydalı olabilir. Özellikle finans, sağlık, hukuk ve eğitim gibi sektörlerde yoğun belge yönetimi gerektiğinden dijital arşivleme önemlidir.

3: Dijital arşivleme programları nasıl çalışır?

Dijital arşivleme programları, belgeleri tarayarak dijital ortama aktarır. Bu programlar, belgelerin indekslenmesini, aranabilir hale getirilmesini ve güvenli bir şekilde depolanmasını sağlar.

4: Veri güvenliği nasıl sağlanır?

Dijital arşivleme programları, veri güvenliğini sağlamak için çeşitli yöntemler kullanır. Bu yöntemler arasında veri şifreleme, erişim kontrolü ve yedekleme yer alır.

5: Dijital arşivleme sistemleri ne kadar maliyetlidir?

Dijital arşivleme sistemlerinin maliyeti programın özelliklerine ve işletmenin ihtiyaçlarına bağlı olarak değişir. Düşük maliyetli seçeneklerden daha kapsamlı ve özellikli sistemlere kadar farklı fiyat aralıkları bulunmaktadır.