İş Akışı 101: Verimliliği Artıran İş Akış Yönetimi Çözümleri (2023)

Günümüz iş dünyasında rekabet avantajı elde etmenin yollarından biri de, şirket içi süreçlerin akıcı ve verimli bir şekilde yönetilmesidir. İş akışı, bu süreçlerin bel kemiğini oluşturur ve iş akışı yönetimi (Workflow Management), bu süreçleri en etkin şekilde düzenlemenin yöntemlerini sunar.

Bu yazımızda, iş akışının temel tanımından başlayarak, iş akışı yönetiminin prensiplerini ve bir organizasyon içerisindeki rolünü, özellikle de Türkiye pazarındaki işletmeler açısından inceleyeceğiz.

Ayrıca, iş akışlarınızı yönetirken Türkiye için uygun olarak gördüğümüz, 10 farklı gelişmiş iş akış sisteminin sizler için avantaj ve dezavatanjlarına değiniyor olacağız.

İş Akışı Nedir?

İş akışı, bir organizasyonun faaliyetlerinin başlamasından sona ermesine kadar olan tüm evrelerini kapsar. Bu süreçler, tarih boyunca basit el yazısı notlar ve görsel akış şemalarıyla yönetilirken, günümüzde teknolojinin ilerlemesi sayesinde daha entegre ve otomatize sistemler kullanılarak yönetilmektedir. Doküman onay süreçleri gibi iş akışı sistemleri, belgelerin ve süreçlerin yönetilmesinde merkezi bir rol oynar.

İş Akışının Süreçlerinin Rolü

İş akışları, organizasyonların belirli bir düzen dahilinde işlerini sürdürebilmeleri için temel bir yapı taşıdır. Örneğin, bir siparişin alımından teslimatına kadar olan süreç bir iş akışını oluşturur ve bu sürecin her bir adımı, toplam iş başarısı için hayatidir. Doküman onay süreçleri bu evrelerde şu unsurları içerir:

Görevler: İş akışının temel bileşenleri ve tamamlanması gereken adımlar, belirli dokümanların onaylanmasını içerir.

Süreçler: Görevlerin nasıl ve hangi sırayla yerine getirileceğini belirleyen prosedürler, dokümanların akışını ve onay zamanlamalarını belirler.

Katılımcılar: Görevleri yerine getiren kişiler veya gruplar, dokümanların onay süreçlerinde belirli roller ve yetkilerle donatılır.

İş Akışı Yönetiminin Faydaları ve Doküman Onay Süreçleri

İş akışı yönetim sistemleri, doküman onay süreçlerini yönetmek, otomatize etmek ve izlemek için gerekli araçları ve yöntemleri sunar:

Verimlilik: Doküman onay süreçlerinin otomatize edilmesiyle kaydedilen zaman, iş akışlarını daha verimli kılar.

Şeffaflık: Süreçlerin herkes tarafından görülebilir ve izlenebilir olması sağlanır.

İzlenebilirlik: Onaylanan her doküman kaydedilir ve sürecin herhangi bir noktasında ne olduğunu anlamak kolaylaşır.

Sektöre Özel İş Akışı Yönetimi Uygulamaları

Her sektörün kendine özgü ihtiyaçları vardır ve iş akışı yönetimi uygulamaları bu ihtiyaçlara göre şekillendirilir. İmalat sektöründe üretim hattı ve envanter yönetimi, sağlık sektöründe ise hasta bakım süreçleri ve tıbbi kayıt yönetimi önem kazanır. Her sektör için örnek olay çalışmaları, doküman onay süreçlerinin nasıl uygulanabileceğini ve teorik bilginin pratiğe nasıl döküleceğini gösterir.

Türkiye’deki En İyi 10 İş Akış Yönetimi Sistemi

İş akış yönetimi sistemleri, iş süreçlerini otomatikleştirmeye ve verimliliği artırmaya yardımcı olan yazılımlardır. Bu sistemler, iş süreçlerinin adımlarını tanımlamak, bu adımları kimlerin gerçekleştireceğini belirlemek ve bu adımların nasıl yürütüleceğini yönetmek için kullanılır.

Türkiye’de iş akış yönetimi sistemleri alanında faaliyet gösteren birçok yerli ve yabancı firma bulunmaktadır. Bu firmalar, farklı ihtiyaçlara ve bütçelere uygun çeşitli sistemler sunmaktadır.

İşte Türkiye’deki en iyi iş akış yönetim sistemlerinden bazıları:

1. Doxagon

Doxagon, BIS Çözüm ve REISSWOLF Türkiye tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Doxagon, ayrıca dijital arşiv ve doküman yönetimi özellikleri ile öne çıkmakerken, küçük, orta hacimli işletmeler ve büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Güçlü doküman yönetimi özellikleri
• Kullanımı kolay
• KVKK uyumlu dijital arşiv özelliği
• Cloud ve on-prem kurulum opsiyonları
• Çok uygun fiyat
• Yüksek güvelik
• 
  

Dezavantajları:

• On-prem seçenekte kurulum maliyeti bulut opsiyona oran ile yüksek olabilir

2. FlowCUBE

FlowCUBE, SECUBE tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, esnekliği, performansı ve güvenlik özellikleri ile öne çıkmaktadır. FlowCUBE, hem küçük işletmeler hem de büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Esnek ve uyarlanabilir
• Yüksek performanslı
• Güvenli
• Kullanıcı dostu
•  

Dezavantajları:

• Kurulum ve entegrasyon maliyeti yüksek olabilir

2. eBA İş Akışı Yönetim Sistemi

eBA İş Akışı Yönetim Sistemi, YÖN BİLGİ SİSTEMLERİ tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, kullanımı kolay ve maliyeti uygun olması ile öne çıkmaktadır. eBA, hem küçük işletmeler hem de büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Kullanımı kolay
• Maliyeti uygun
• Geniş özellik yelpazesi
•  

Dezavantajları:

• Performans açısından Doxagon ve FlowCUBE kadar güçlü olmayabilir

3. Workio

Workio, Workio Yazılım tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, bulut tabanlı olması ve mobil cihazlarda da kullanılabilmesi ile öne çıkmaktadır. Workio, hem küçük işletmeler hem de büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Bulut tabanlı
• Mobil uyumlu
• Kullanımı kolay
•  

Dezavantajları:

• Performans açısından FlowCUBE ve eBA kadar güçlü olmayabilir

4. BPM Suite

BPM Suite, Akıllı İş Otomasyonu tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, esnekliği ve gelişmiş iş zekası özellikleri ile öne çıkmaktadır. BPM Suite, büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Esnek ve uyarlanabilir
• Gelişmiş iş zekası özellikleri
•  

Dezavantajları:

• Kurulum ve entegrasyon maliyeti yüksek olabilir

5. Anoa İş Akış Yönetimi

Anoa İş Akış Yönetimi, Anoa Yazılım tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, esnekliği ve uyarlanabilirliği ile öne çıkmaktadır. Anoa İş Akış Yönetimi, hem küçük işletmeler hem de büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Esnek ve uyarlanabilir
• Gelişmiş iş zekası özellikleri
•  

Dezavantajları:

• Kurulum ve entegrasyon maliyeti yüksek olabilir

6. Trustee İş Akış Yönetimi

Trustee İş Akış Yönetimi, Trustee Yazılım tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, güvenlik özellikleri ile öne çıkmaktadır. Trustee İş Akış Yönetimi, hem küçük işletmeler hem de büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Güvenli
• Esnek ve uyarlanabilir
•  

Dezavantajları:

• Kurulum ve entegrasyon maliyeti yüksek olabilir

7. Docuware Workflow

Docuware Workflow, Docuware tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, doküman yönetimi özellikleri ile öne çıkmaktadır. Docuware Workflow, hem küçük işletmeler hem de büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Güçlü doküman yönetimi özellikleri
• Kullanıcı dostu
•  

Dezavantajları:

• Performans açısından FlowCUBE kadar güçlü olmayabilir

8. SAP Workflow Management

SAP Workflow Management, SAP tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, SAP ERP ile entegrasyonu ile öne çıkmaktadır. SAP Workflow Management, büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• SAP ERP ile entegre
• Gelişmiş iş zekası özellikleri
•  

Dezavantajları:

• Kurulum ve entegrasyon maliyeti yüksek olabilir

9. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate, Microsoft tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, Microsoft Office uygulamalarıyla entegrasyonu ile öne çıkmaktadır. Microsoft Power Automate, hem küçük işletmeler hem de büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Microsoft Office uygulamalarıyla entegre
• Kullanımı kolay
•  

Dezavantajları:

• Gelişmiş iş zekası özellikleri sunmuyor

10. Google Cloud Workflow

Google Cloud Workflow, Google tarafından geliştirilen bir iş akış yönetimi sistemidir. Sistem, Google Cloud Platform ile entegrasyonu ile öne çıkmaktadır. Google Cloud Workflow, hem küçük işletmeler hem de büyük şirketler için uygundur.

Avantajları:

• Google Cloud Platform ile entegre
• Kullanımı kolay
•  

Dezavantajları:

• Gelişmiş iş zekası özellikleri sunmuyor

Geleceğin İş Akışı Yönetimi

Gelecek yıllarda iş akışı yönetiminde beklenen trendler, daha fazla otomasyon, artırılmış gerçeklik ve uzaktan çalışma uygulamalarının entegrasyonunu içerir. Bu trendler, iş süreçlerini daha da dijitalleştişerek ve sanal işbirliği araçlarını entegre ederek iş dünyasını dönüştürebilir.

Yenilikçi iş akışı yönetimi yaklaşımları, değişken iş koşullarına hızlı bir şekilde adapte olabilen, öğrenen ve sürekli olarak iyileştiren organizasyonlar yaratmayı hedefler. Bu yeni yaklaşımlar, iş akışlarının sürdürülebilir ve esnek olmasını sağlayacak biçimde, ekolojik, sosyal ve ekonomik faktörleri dikkate alır.

Sürdürülebilir ve esnek iş akışları, şirketlerin geleceğe hazır olmalarını sağlar. Bu, süreçlerin çevresel etkilerini azaltmayı, sosyal sorumluluk ilkelerine bağlı kalmayı ve ekonomik dalgalanmalara dayanıklı olmayı içerir. Öneriler, iş akışlarının sürekli olarak gözden geçirilmesini, teknolojik yeniliklerin benimsenmesini ve çalışanların eğitim ve gelişimine yapılan yatırımları içerir.

Doxagon gibi platformlar, iş akışı yönetimindeki bu yenilikçi yaklaşımları destekleyerek, organizasyonların sürdürülebilir ve esnek iş akışları oluşturmasına yardımcı olabilir. Doxagon’un sağladığı araçlar ve analitik yetenekler, iş akışlarının sürekli olarak iyileştirilmesini ve değişen iş dünyasının gereksinimlerine uyum sağlamasını kolaylaştırır.

Bitirirken

İş akışı yönetimi, her ölçekteki işletmeler için hayati önem taşır. Etkin bir iş akışı yönetimi, şirketlerin verimliliğini artırır, maliyetleri düşürür ve müşteri memnuniyetini yükseltir. Bu yazıda ele aldığımız gibi, başarılı bir iş akışı yönetimi, açık iletişim, standartlaştırılmış süreçler ve sürekli iyileştirme gerektirir.

Unutmayın ki sürekli gelişim, şirketlerin gelecekte sürdürülebilir başarı sağlamasının anahtarıdır. Bu nedenle, iş akışlarınızı düzenli olarak gözden geçirin, çalışanlarınızı süreçlerin her adımına dahil edin ve teknolojinin sağladığı yenilikçi çözümleri kullanarak süreçlerinizi iyileştirin.

Ek okumalar ve referanslar için, iş akışı yönetimi konusunda önde gelen kaynakları incelemenizi tavsiye ederim. Lean Startup’ ve ‘The Goal’ gibi kitaplar, iş süreçleri üzerine farklı perspektifler ve stratejiler sunarak bu konuda bilginizi genişletebilir.

Kendi iş akışlarınızı gözden geçirmeye ve iyileştirmeye başlamak için şimdi mükemmel bir zaman. Dijitalleşme, yapay zeka ve bulut bilişim gibi teknolojik ilerlemeler, iş süreçlerinizi yeniden tasarlamanız için sınırsız fırsatlar sunuyor. Unutmayın, her adımınız sizi daha akıcı ve etkin bir iş akışına bir adım daha yaklaştırır.