Dijital Doküman Yönetimi Nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse, bir dijital doküman yönetim sistemi, otomatik bir yazılım çözümüdür. İş dosyalarınızı ve görevleri organize etmek, güvenceye almak, dijitalleştirmek, etiketlemek, onaylamak ve tamamlamak için kullanılır. Çoğu belge yönetim sistemi verilerini bulutta depolamasına rağmen dijital doküman yönetimi bulut depolamadan çok daha fazlasını yapar.

Dijital Doküman Yönetimi Ne Gibi Faydalar Sağlar?

Dijital doküman yönetimi ile alan, maliyet ve zamandan tasarruf eder, güvenlik açıklarından kaynaklanan sorunların önüne geçersiniz. Ayrıca ister büyük ister orta ölçekli olsun tüm firmalara uyarlanabilir olmasından faydalanabilirsiniz. Faydalardan detaylı bahsetmemiz gerekirse;

Alandan Tasarruf
Eskiden her işletme, şirket belgelerini ve kayıtlarını geleneksel bir kağıt tabanlı dosyalama sisteminde yönetirdi. Dezavantajı ise tüm dosyaları korumak için çok fazla depolama alanı gerektirmesiydi. Dijital doküman yönetimi sayesinde alanınızı verimli kullanmak mümkün hale geldi. Belgeler için fazladan depolama alanı ayırılması gerekmediğinden alandan tasarruf etmenizi sağladı. Bulut dijital doküman yönetimine geçiş fiziksel alan ihtiyacını ortadan kaldırır.

Maliyetten Tasarruf
Kağıtsız bir ortama geçiş yapmak ve bir dijital doküman yönetim sistemi yazılımı kullanmak, herhangi bir şirket için maliyette farklar yaratabilir.

Zamandan Tasarruf
Üretkenlik kaybını en aza indirerek zamanın daha verimli kullanılmasına yardımcı olan dijital doküman yönetimi sistemleri evrak işlerinden kaynaklanan zaman kayıplarını en aza indirir.

Güvenlik
Dijital doküman yönetimi hayati ve gizli bilgileri içeren belgeler için yüksek düzeyde güvenlik sağlar.

Uyumluluk
Dijital doküman yönetimi birçok sektörden firmaya kolaylık uyum sağlayabilir.

Erişim Kolaylığı
Dijital doküman yönetimi çalışanların tüm bilgilere tek bir yerden erişmesini sağlar ve internet bağlantısı ile dünyanın her yerinden ulaşılabilir.

Dijital doküman yönetimi sadece işinizi kolaylaştırmaya yaramaz. Ayrıca kağıt tüketimini azaltmaya da yardımcı olur. Ortalama bir ofis çalışanının bir yılda yaklaşık 10.000 sayfa kağıt kullandığını biliyor muydunuz?

Kağıtsız Bir Ortam Oluşturmanın Etkisi

Kuruluşlarda bir günde belge yazdırmak için kullanılan sayfa sayısı çok fazladır. Ancak elektronik belge sisteminin uygulanmasıyla bu sayı büyük ölçüde değiştirilebilir. Belgelerin gereksiz yazdırılmasını önlemeye yardımcı olur.

Aynı basılı belgenin birden çok kopyası oluşturulduğunda, konumunu ve üzerinde yapılan güncellemeleri takip etmek zor olabilir. Ancak elektronik bir belge yönetim yazılımı kullanılarak bilgiler otomatik olarak yönetilebilir. Örneğin, bir kuruluş fatura işlemeyi ve ödemeleri otomatikleştirerek maliyetleri azaltabilir ve isteğe bağlı harcamaları daha iyi yönetebilir.

Dijital Doküman Yönetimi Tam Olarak Ne Yapar?

Belge saklama
En temelde kuruluşunuza giren ve çıkan tüm evrak işleri için bir merkezdir. Bu tür belgeler; müşteri sözleşmelerinden, faturalardan, ekibin her üyesi tarafından doldurulan günlük zaman çizelgelerine kadar çeşitlilik gösterir. Tüm dosyaları tek bir çatı altında barındırsa bile dijital doküman yönetimi kuruluşların farklı ihtiyaçları için katmanlı depolama seviyeleri sunar.

Bilgi yakalama
Dijital doküman yönetimi, belgeleri depolamanın yanı sıra hem dijital hem de fiziksel belgelerin yakalama işlemlerini de otomatikleştirir.

Dijital bilgileri yakalamak oldukça basittir. Dijital doküman yönetimi, saklanmak üzere olan gelen belgeleri çoğaltır. Daha sonra bu tür dosyaları daha uygun dosya biçimlerine dönüştürür.

Belgeleri yapılandırma ve indeksleme
Bir belgeyi yakaladıktan sonra, dijital doküman yönetimi hem dijital hem de fiziksel belgeler için meta veriler oluşturur. Oluşturulma tarihi, son düzenlemelerin tarihi gibi bireysel veriler için diğer tanımlayıcı bilgileri verir. Bir dijital doküman yönetimi ayrıca otomatik olarak oluşturduğu hiyerarşik bir yapıya dayalı olarak indeksleme yapar. Belgeler için sıralı dosya adları bir dizi içinde oluşturulur (örneğin, File001, File002, vb.). Klasör ağaçları oluşturma sürecini kolaylaştırır. Oluşturulan meta verilere bakmak, belirli bir kategoriye veya etiketlere uyan yaygın veya yakın zamanda kullanılan belgelere kolayca erişmenizi sağlar.

Belgeleri bulma ve alma
Dosyalarınız iyi bir şekilde düzenlenip depolandığında, onları bulmak ve kullanmak için almak çok daha kolay olacaktır. Çoğu dijital doküman yönetimi uygulaması bunu, sezgisel bir Kullanıcı Arayüzü (UI) ile kullanıcı dostu göz atma ve arama işlevleri sağlayarak yapar.

İzinler
Dijital doküman yönetimi yazılımı belirli belgelere kimlerin erişebileceğini kontrol etmenizi sağlar. Bu sayede kuruluşunuza giren ve çıkan tüm belgelerin herkes tarafından görülmesinin önüne geçilmektedir.

Tek tek dosyalar ve belirli bir kriteri karşılayan dosyalar için izinlerin ayarlanması çok daha kolay hale gelmektedir. Bu durum bireylerin belirli bir belgede değişiklik yapmasına izin verirken, bazılarının onu hiç göremeyebileceği anlamına gelir.

Ayrıca dosyaların kaybolması, kötüye kullanılması veya dosyalara ilk etapta erişmemesi gereken kişiler tarafından zarar görmesi olasılığını da en aza indirir.

İletişim ve işbirliği
İletişim ve işbirliği ile ilgili bir sistem genellikle ekibinizin birbirleriyle iletişim kurmasına ve belgelerde işbirliğine dayalı değişiklikler yapmasına olanak tanıyan yeteneklere sahiptir.

Güvenlik ve uyumluluk
Depolamanın yanı sıra modern dijital doküman yönetimi, verilerinizi güvenli, emniyetli ve uyumlu tutan güvenlik özellikleri sağlar. İzin verme ve sürüm oluşturma gibi yukarıda belirtilen özellikler, bir belgenin yanlış ellere geçme ve sonunda kötüye kullanılma olasılığını en aza indirir. Ayrıca, bir dosyaya yanlışlıkla erişilir veya değiştirilirse, bir yönetici belgeyi doğru biçiminde kurtarabilir.

Popüler Yazılar