Dijital Doküman Yönetimi Nedir? Tüm Bilmeniz Gerekenler (2023)

Dijital doküman yönetimi, kuruluşlarda oluşan elektronik belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlayan bir süreçtir. Günümüzde işletmelerin hızla dijitalleşmesiyle birlikte, dijital doküman yönetimi büyük bir önem kazanmıştır. Bu makalede, dijital doküman yönetimi kavramını ve nasıl yürütüldüğünü ayrıntılı bir şekilde ele alacağız.

Basitçe ifade etmek gerekirse, bir dijital doküman yönetim sistemi, otomatik bir yazılım çözümüdür. İş dosyalarınızı ve görevleri organize etmek, güvenceye almak, dijitalleştirmek, etiketlemek, onaylamak ve tamamlamak için kullanılır. Çoğu belge yönetim sistemi verilerini bulutta depolamasına rağmen dijital doküman yönetimi bulut depolamadan çok daha fazlasını yapar.

Dijital Doküman Yönetiminin Tanımı

Dijital doküman yönetimi, kuruluşların dijital ortamda oluşturulan belgeleri etkin bir şekilde yönetmelerini sağlayan bir süreçtir. Bu süreç, dijital belgelerin oluşturulmasından itibaren takip edilerek doğru şekilde saklanması, arşivlenmesi, erişimi ve kullanımıyla ilgilenir.

Dijital Doküman Yönetiminin Önemi

Dijital doküman yönetimi, kuruluşların günlük faaliyetlerinde önemli bir rol oynar. Doğru ve etkin bir dijital doküman yönetimi sistemi, aşağıdaki avantajları sağlar:

• Dijital belgelerin düzenli ve sistematik bir şekilde saklanması ve erişimi kolaylaştırılması.
• Bilgi paylaşımının artırılması ve işbirliğinin güçlendirilmesi.
• Veri güvenliğinin sağlanması ve yasal gerekliliklere uyumun sağlanması.
• İş sürekliliğinin ve verimliliğin artırılması.
• Maliyet tasarrufu sağlanması.

Dijital Doküman Yönetimi Ne Gibi Faydalar Sağlar?

Dijital doküman yönetimi ile alan, maliyet ve zamandan tasarruf eder, güvenlik açıklarından kaynaklanan sorunların önüne geçersiniz. Ayrıca ister büyük ister orta ölçekli olsun tüm firmalara uyarlanabilir olmasından faydalanabilirsiniz. Faydalardan detaylı bahsetmemiz gerekirse;

Alandan Tasarruf

Eskiden her işletme, şirket belgelerini ve kayıtlarını geleneksel bir kağıt tabanlı dosyalama sisteminde yönetirdi. Dezavantajı ise tüm dosyaları korumak için çok fazla depolama alanı gerektirmesiydi. Dijital doküman yönetimi sayesinde alanınızı verimli kullanmak mümkün hale geldi. Belgeler için fazladan depolama alanı ayırılması gerekmediğinden alandan tasarruf etmenizi sağladı. Bulut dijital doküman yönetimine geçiş fiziksel alan ihtiyacını ortadan kaldırır.

Maliyetten Tasarruf

Kağıtsız bir ortama geçiş yapmak ve bir dijital doküman yönetim sistemi yazılımı kullanmak, herhangi bir şirket için maliyette farklar yaratabilir.

Zamandan Tasarruf

Üretkenlik kaybını en aza indirerek zamanın daha verimli kullanılmasına yardımcı olan dijital doküman yönetimi sistemleri evrak işlerinden kaynaklanan zaman kayıplarını en aza indirir.

Güvenlik

Dijital doküman yönetimi hayati ve gizli bilgileri içeren belgeler için yüksek düzeyde güvenlik sağlar.

Uyumluluk

Dijital doküman yönetimi birçok sektörden firmaya kolaylık uyum sağlayabilir.

Erişim Kolaylığı

Dijital doküman yönetimi çalışanların tüm bilgilere tek bir yerden erişmesini sağlar ve internet bağlantısı ile dünyanın her yerinden ulaşılabilir.

Dijital doküman yönetimi sadece işinizi kolaylaştırmaya yaramaz. Ayrıca kağıt tüketimini azaltmaya da yardımcı olur. Ortalama bir ofis çalışanının bir yılda yaklaşık 10.000 sayfa kağıt kullandığını biliyor muydunuz?

Kağıtsız Bir Ortam Oluşturmanın Etkisi

Kuruluşlarda bir günde belge yazdırmak için kullanılan sayfa sayısı çok fazladır. Ancak elektronik belge sisteminin uygulanmasıyla bu sayı büyük ölçüde değiştirilebilir. Belgelerin gereksiz yazdırılmasını önlemeye yardımcı olur.

Aynı basılı belgenin birden çok kopyası oluşturulduğunda, konumunu ve üzerinde yapılan güncellemeleri takip etmek zor olabilir. Ancak elektronik bir belge yönetim yazılımı kullanılarak bilgiler otomatik olarak yönetilebilir. Örneğin, bir kuruluş fatura işlemeyi ve ödemeleri otomatikleştirerek maliyetleri azaltabilir ve isteğe bağlı harcamaları daha iyi yönetebilir.

Dijital Doküman Yönetimi Tam Olarak Ne Yapar?

Belge saklama

En temelde kuruluşunuza giren ve çıkan tüm evrak işleri için bir merkezdir. Bu tür belgeler; müşteri sözleşmelerinden, faturalardan, ekibin her üyesi tarafından doldurulan günlük zaman çizelgelerine kadar çeşitlilik gösterir. Tüm dosyaları tek bir çatı altında barındırsa bile dijital doküman yönetimi kuruluşların farklı ihtiyaçları için katmanlı depolama seviyeleri sunar.

Bilgi yakalama

Dijital doküman yönetimi, belgeleri depolamanın yanı sıra hem dijital hem de fiziksel belgelerin yakalama işlemlerini de otomatikleştirir.

Dijital bilgileri yakalamak oldukça basittir. Dijital doküman yönetimi, saklanmak üzere olan gelen belgeleri çoğaltır. Daha sonra bu tür dosyaları daha uygun dosya biçimlerine dönüştürür.

Belgeleri yapılandırma ve indeksleme

Bir belgeyi yakaladıktan sonra, dijital doküman yönetimi hem dijital hem de fiziksel belgeler için meta veriler oluşturur. Oluşturulma tarihi, son düzenlemelerin tarihi gibi bireysel veriler için diğer tanımlayıcı bilgileri verir. Bir dijital doküman yönetimi ayrıca otomatik olarak oluşturduğu hiyerarşik bir yapıya dayalı olarak indeksleme yapar. Belgeler için sıralı dosya adları bir dizi içinde oluşturulur (örneğin, File001, File002, vb.). 

Klasör ağaçları oluşturma sürecini kolaylaştırır. Oluşturulan meta verilere bakmak, belirli bir kategoriye veya etiketlere uyan yaygın veya yakın zamanda kullanılan belgelere kolayca erişmenizi sağlar.

Belgeleri bulma ve alma

Dosyalarınız iyi bir şekilde düzenlenip depolandığında, onları bulmak ve kullanmak için almak çok daha kolay olacaktır. Çoğu dijital doküman yönetimi uygulaması bunu, sezgisel bir Kullanıcı Arayüzü (UI) ile kullanıcı dostu göz atma ve arama işlevleri sağlayarak yapar.

İzinler

Dijital doküman yönetimi yazılımı belirli belgelere kimlerin erişebileceğini kontrol etmenizi sağlar. Bu sayede kuruluşunuza giren ve çıkan tüm belgelerin herkes tarafından görülmesinin önüne geçilmektedir.

Tek tek dosyalar ve belirli bir kriteri karşılayan dosyalar için izinlerin ayarlanması çok daha kolay hale gelmektedir. Bu durum bireylerin belirli bir belgede değişiklik yapmasına izin verirken, bazılarının onu hiç göremeyebileceği anlamına gelebilir.

Dijital Doküman Yönetimi Süreci

Dijital doküman yönetimi süreci, dijital belgelerin oluşturulması, saklanması, işlenmesi ve yönetilmesi aşamalarını içerir.

Dijital Doküman Oluşturma

Dijital doküman yönetimi sürecinin ilk adımı, belgelerin dijital ortamda oluşturulmasıdır. Bu aşamada, belgelerin doğru şekilde düzenlenmesi, standartlara uygun olarak adlandırılması ve sınıflandırılması önemlidir.

Dijital Doküman Saklama ve Arşivleme

Dijital belgelerin doğru şekilde saklanması ve arşivlenmesi, dijital doküman yönetimi sürecinin temel bir parçasıdır. Bu aşamada, belgelerin güvenli bir şekilde depolanması, sınıflandırılması ve etiketlenmesi gerekmektedir.

Dijital Doküman İşleme ve Dijitalleştirme

Dijital doküman yönetimi sürecinde dijital belgelerin işlenmesi ve dijitalleştirilmesi önemlidir. Bu aşamada, belgelerin taranması, optik karakter tanıma (OCR) teknolojisiyle metin haline getirilmesi ve elektronik ortamda saklanması, belgelerin erişilebilirliğini ve arama kolaylığını artırır.

Dijital Doküman Yönetim Sistemi

Dijital doküman yönetimi sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi için dijital doküman yönetim sistemleri kullanılır. Bu sistemler, dijital belge takibi, sınıflandırma, arşivleme, erişim kontrolü ve raporlama gibi işlevleri destekler. Birçok organizasyon, özel yazılımlar veya bulut tabanlı hizmetler aracılığıyla dijital doküman yönetim sistemleri kullanmaktadır.

Elektronik Belge Formatları

Dijital doküman yönetimi sürecinde kullanılan elektronik belge formatları çeşitlilik gösterir. Bu formatlar, belgelerin doğru şekilde depolanması, erişimi ve paylaşımı için önemlidir. Bazı yaygın kullanılan elektronik belge formatları şunlardır:

• PDF (Portable Document Format)
• DOCX (Microsoft Word)
• XLSX (Microsoft Excel)
• PPTX (Microsoft PowerPoint)
• JPEG (Joint Photographic Experts Group)
• PNG (Portable Network Graphics)
• TIFF (Tagged ImageFile Format)
• TXT (Plain Text)
• HTML (HyperText Markup Language)

Dijital Doküman Yönetimi Yazılımları

Dijital doküman yönetimi sürecini desteklemek için birçok yazılım ve araç bulunmaktadır. Bu yazılımlar, belgelerin yönetimi, arşivlenmesi, erişimi ve işlenmesi gibi işlevleri destekler. Bazı popüler dijital doküman yönetimi yazılımları şunlardır:

• SharePoint
• Google Drive
• Dropbox
• Adobe Document Cloud
• Evernote
• OneDrive
• Box
• Slack

Dijital Doküman Yönetimi İçin En İyi Uygulamalar

Dijital doküman yönetimi sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi için aşağıdaki en iyi uygulamalar göz önünde bulundurulmalıdır:

• Belgelerin düzenli ve sistematik bir şekilde sınıflandırılması ve adlandırılması.
• Dijital belgelerin güvenli bir şekilde depolanması ve etiketlenmesi.
• Erişim yetkilendirmelerinin belirlenmesi ve düzenli olarak gözden geçirilmesi.
• Dijital belgelerin yedeklenmesi ve düzenli olarak kontrol edilmesi.
• Dijital belgelerin erişilebilirlik ve arama yeteneklerinin artırılması.
• İşbirliğini destekleyen dijital doküman yönetimi araçlarının kullanılması.

Dijital Doküman Yönetimi ve Veri Güvenliği

Dijital doküman yönetimi, veri güvenliği açısından önemli bir rol oynar. Dijital belgelerin güvenli bir şekilde saklanması, yetkisiz erişimi ve veri kaybını önlemeye yardımcı olur. Veri güvenliği için aşağıdaki önlemler alınmalıdır:

• Dijital belgelerin şifrelenerek korunması.
• Erişim yetkilendirmelerinin belirlenmesi ve düzenli olarak gözden geçirilmesi.
• Veri yedeklemelerinin düzenli olarak yapılması ve test edilmesi.
• Güvenlik yazılımlarının kullanılması ve güncel tutulması.
• Çalışanlara veri güvenliği eğitimi verilmesi ve bilinçlendirme yapılması.

Dijital Doküman Yönetimi ve Yasa Uyumluluğu

Dijital doküman yönetimi süreci, kuruluşların yasal gerekliliklere uyum sağlamasına yardımcı olur. Elektronik belgelerin saklama süreleri ve gereksinimleri, belirli sektörlerde veya ülkelerde farklılık gösterebilir. Yasal uyumluluğu sağlamak için aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulmalıdır:

• Yasal gerekliliklere uygun olarak dijital belgelerin saklanması ve arşivlenmesi.
• Dijital belgelerin yetkisiz erişimden korunması.
• Yasal gerekliliklerde belirtilen sürelerde dijital belgelerin imha edilmesi veya arşivlenmesi.
• Gerekli durumlarda dijital belgelerin mahkeme veya düzenleyici kurumlara sunulabilmesi için uygun şekilde saklanması.

Dijital Doküman Yönetiminin Avantajları

Dijital doküman yönetimi süreci, kuruluşlar için birçok avantaj sağlar. Bu avantajlardan bazıları şunlardır:

• Dijital belgelerin düzenli ve sistematik bir şekilde saklanması, erişimi kolaylaştırır ve zaman tasarrufu sağlar.
• Bilgi paylaşımını artırarak işbirliğini güçlendirir.
• Veri güvenliği sağlar ve yasal gerekliliklere uyumu destekler.
• İş sürekliliğini ve verimliliği artırır.
• Maliyet tasarrufu sağlar.

Dijital Doküman Yönetimi ve İş Verimliliği

Dijital doküman yönetimi sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi, iş verimliliğini artırır. Dijital belgelerin düzenli olarak sınıflandırılması ve kolayca erişilebilir olması, çalışanların zamandan tasarruf etmelerine yardımcı olur. Aynı zamanda, dijital belgelerin hızlı bir şekilde işlenmesi ve paylaşılması, iş süreçlerinin hızlanmasını sağlar.

Dijital Doküman Yönetimi ve İş Sürekliliği

Dijital doküman yönetimi, iş sürekliliği için önemli bir unsurdur. Dijital belgelerin düzenli olarak yedeklenmesi ve güvenli bir şekilde saklanması, veri kaybını önler ve iş sürekliliğini sağlar. Ayrıca, felaket durumlarında veya acil durumlarda dijital belgelere hızlı bir şekilde erişebilme yeteneği, iş sürekliliğini destekler.

Dijital Doküman Yönetimi ve Maliyet Tasarrufu

Dijital doküman yönetimi, kuruluşlar için maliyet tasarrufu sağlar. Fiziksel belgelerin depolanması, basılması ve dağıtılması gibi maliyetler ortadan kalkar. Ayrıca, dijital belgelerin elektronik ortamda saklanması ve paylaşılması, kağıt tüketimini azaltır ve çevreye olan etkiyi azaltır.

Dijital Doküman Yönetimi ve İşbirliği

Dijital doküman yönetimi, işbirliğini güçlendirir. Dijital belgelerin paylaşılması ve işlenmesi, çalışanların birlikte çalışmasını kolaylaştırır. Aynı belge üzerinde eşzamanlı çalışma, işbirliğini artırır ve verimliliği artırır.

Dijital Doküman Yönetimi ve Bulut Teknolojisi

Bulut teknolojisi, dijital doküman yönetimi sürecini kolaylaştıran bir araçtır. Bulut tabanlı doküman yönetim sistemleri, belgelerin güvenli bir şekilde depolanmasını, erişimini ve işlenmesini sağlar. Bulut tabanlı çözümler, farklı cihazlardan erişimi kolaylaştırır ve işbirliğini destekler. Ayrıca, veri yedeklemesi ve güvenlik önlemleri gibi konular da bulut tabanlı doküman yönetim sistemleri tarafından yönetilir.

Geleceğin Dijital Doküman Yönetimi Trendleri

Dijital doküman yönetimi sürekli olarak gelişen bir alandır ve gelecekte aşağıdaki trendlerin öne çıkması beklenmektedir:

• Yapay Zeka ve Otomatik İşleme: Yapay zeka ve otomatik işleme teknolojileri, dijital doküman yönetimi süreçlerini otomatikleştirecek ve verimliliği artıracaktır. Bu teknolojiler, belgelerin otomatik olarak sınıflandırılması, indekslenmesi ve arşivlenmesi gibi işlemleri yapabilecektir.
• 
  
• Blockchain Teknolojisi: Blockchain teknolojisi, dijital doküman yönetiminde güvenlik ve doğruluk sağlamak için kullanılabilir. Bu teknoloji, belgelerin değişmezliğini ve takibini sağlar.
• 
  
• Büyük Veri Analitiği: Dijital belgelerin analizi, işletmelere önemli bilgiler sunar. Büyük veri analitiği, dijital belgelerden elde edilen verilerin analiz edilmesini ve işletme kararlarının desteklenmesini sağlar.
• 
  
• Mobil Uygulamalar: Mobil cihazların yaygınlaşmasıyla birlikte, mobil uygulamalar dijital doküman yönetimi süreçlerinin önemli bir parçası haline gelecektir. Mobil uygulamalar, kullanıcılara belgelere her zaman ve her yerden erişim imkanı sunar.
• 
  
• İnternet of Things (IoT): Nesnelerin interneti (IoT), dijital doküman yönetimi süreçlerini daha da geliştirecektir. IoT, cihazlar arasındaki veri paylaşımını ve entegrasyonunu kolaylaştırarak, dijital belgelerin otomatik olarak yönetilmesini sağlar.
• 
  

Sonuç olarak, dijital doküman yönetimi, kuruluşların dijital ortamda oluşan belgeleri etkin bir şekilde yönetmesini sağlayan önemli bir süreçtir. Doğru dijital doküman yönetimi, iş verimliliğini artırır, işbirliğini güçlendirir, veri güvenliğini sağlar ve maliyetleri azaltır. Gelecekte yapay zeka, blockchain teknolojisi, büyük veri analitiği, mobil uygulamalar ve IoT gibi trendlerin dijital doküman yönetimi süreçlerini daha da geliştireceği öngörülmektedir.

Sıkça Sorulan Sorular

Dijital dokümanları nasıl organize edebilirim?

Dijital dokümanları organize etmek için bir dosya ve klasör yapısı oluşturabilirsiniz. İlgili belgeleri kategorilere ayırabilir, etiketler veya anahtar kelimeler ekleyebilir, düzgün dosya adları kullanabilir ve arşivleme yöntemlerini uygulayabilirsiniz.

Dijital doküman yönetimi için hangi araçları kullanabilirim?

Dijital doküman yönetimi için bir dizi araç mevcuttur. Bunlar, elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS), içerik yönetim sistemleri (CMS), bulut depolama hizmetleri, veritabanları ve diğer özel yazılımlar olabilir.

Hangi faktörler dijital doküman yönetimi stratejimde dikkate alınmalıdır?

Dijital doküman yönetimi stratejisi oluştururken aşağıdaki faktörleri dikkate almalısınız:

• Güvenlik ve gizlilik
• Erişilebilirlik ve paylaşılabilirlik
• Veri bütünlüğü ve yedekleme
• İçerik sınıflandırması ve etiketleme
• Süreçler ve iş akışları
• Yasal düzenlemelere uyum

Dijital dokümanların güvenliği nasıl sağlanır?

Dijital dokümanların güvenliği için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:

• Verilerin şifrelenmesi
• Kullanıcı yetkilendirme ve erişim kontrolü
• Güvenlik duvarları ve antivirüs yazılımları
• Düzenli veri yedeklemesi
• Fiziksel ve dijital ortam güvenliği önlemleri

Dijital doküman yönetimi sürecinde dikkate alınması gereken yasal düzenlemeler nelerdir?

Dijital doküman yönetimi sürecinde dikkate almanız gereken yasal düzenlemeler şunları içerebilir:

• Veri koruma kanunları ve kişisel veri güvenliği
• Telif hakları ve fikri mülkiyet
• Arşivleme ve kayıt saklama gereklilikleri
• Elektronik imza ve elektronik belge kabulü

Dijital dokümanlarımı nasıl yedekleyebilirim?

Dijital dokümanlarınızı yedeklemek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:

• Bulut depolama hizmetlerini kullanma
• Harici sabit disk veya belleklerde yedekleme
• Ağ üzerindeki sunuculara yedekleme
• Otomatik yedekleme yazılımlarını kullanma

Dijital dokümanları nasıl erişilebilir hale getirebilirim?

Dijital dokümanları erişilebilir hale getirmek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:

• İyi tasarlanmış bir dosya ve klasör yapısı oluşturma
• İçerik indeksleme ve arama özelliklerini kullanma
• Etiketleme veya kategorilendirme sistemi oluşturma
• Arama motoru optimizasyonu tekniklerini kullanma

Dijital doküman yönetimi stratejilerinde veri güvenliği nasıl sağlanır?

Dijital doküman yönetimi stratejilerinde veri güvenliğini sağlamak için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:

• Güçlü şifreleme yöntemlerini kullanma
• Kullanıcı yetkilendirme ve erişim kontrolü sağlama
• Güvenlik duvarları ve güvenlik yazılımları kullanma
• Veri yedekleme ve kurtarma süreçlerini düzenli olarak gerçekleştirme
• Fiziksel ve dijital ortam güvenliği önlemlerini uygulama
• Veri sızıntılarını izleme ve tespit etme mekanizmaları kurma

Dijital doküman yönetimi sürecinde hangi veri analitiği yöntemleri kullanılabilir?

Dijital doküman yönetimi sürecinde veri analitiği yöntemlerini kullanarak aşağıdaki bilgileri elde edebilirsiniz:

• Doküman kullanım istatistikleri
• Erişim ve paylaşım eğilimleri
• Belge içeriği ve metaveri analizi
• Arama ve keşif örüntüleri
• Veri bütünlüğü ve doğruluk analizi

Dijital dokümanların düzenli olarak gözden geçirilmesi neden önemlidir?

Dijital dokümanların düzenli olarak gözden geçirilmesi önemlidir çünkü:

• Güncel ve geçerli bilgilerin korunmasını sağlar
• Gereksiz veya gereksiz bilgilerin silinmesine yardımcı olur
• Düzenli arşivleme ve belge yaşam döngüsü yönetimini sağlar
• Yasal düzenlemelere uyum sağlar ve gereksiz hukuki riskleri azaltır

Dijital dokümanların doğru biçimde depolanması nasıl sağlanır?

Dijital dokümanların doğru biçimde depolanması için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

• Belge ve dosyaları uygun klasörlerde ve alt klasörlerde düzenleme
• Açıklayıcı dosya adları kullanma
• Uygun dosya formatlarını kullanma
• Dosya ve klasör yapısını sade ve anlaşılır tutma
• Dosya yönetimi standartlarını takip etme